Kế toán doanh nghiệp bán buôn vật liệu xây dựng – Giải pháp quản lý tài chính, thuế và tối ưu chi phí hiệu quả

Kế toán doanh nghiệp bán buôn vật liệu xây dựng giữ vai trò quan trọng trong việc kiểm soát doanh thu, chi phí, công nợ và nghĩa vụ thuế. Tổ chức kế toán bài bản giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Kế toán bán buôn vật liệu xây dựng khó nhất không nằm ở số lượng hóa đơn mà ở dòng hàng và dòng tiền

Đối với doanh nghiệp bán buôn vật liệu xây dựng, số lượng hóa đơn đôi khi không quá lớn nhưng giá trị giao dịch lại rất cao. Một đơn hàng thép, xi măng, cát đá hoặc gạch cung cấp cho đại lý, nhà thầu có thể trị giá hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng.

Điểm khó của kế toán vì vậy không nằm ở việc nhập bao nhiêu chứng từ mà nằm ở khả năng theo dõi đồng thời hai dòng vận động chính: dòng hàng và dòng tiền.

Dòng hàng phải trả lời được hàng mua từ đâu, đang nằm ở kho nào, đã chuyển kho hay chưa, đã giao cho khách nào và còn tồn bao nhiêu. Dòng tiền phải trả lời được doanh nghiệp đã trả nhà cung cấp bao nhiêu, khách đã thanh toán bao nhiêu, phần nào đang là công nợ và khoản nào đã quá hạn.

Nếu hai dòng này không được liên kết chặt chẽ, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng doanh thu lớn nhưng không biết lãi thật bao nhiêu, tồn kho trên sổ không khớp thực tế và công nợ ngày càng tăng.

 Giá trị mỗi đơn hàng thường lớn

Bán buôn vật liệu xây dựng thường không phát sinh các đơn hàng nhỏ như bán lẻ. Một giao dịch có thể bao gồm hàng chục tấn thép, hàng nghìn bao xi măng hoặc hàng trăm mét vuông gạch.

Ví dụ, doanh nghiệp giao cho một nhà thầu 40 tấn thép với tổng giá trị 700 triệu đồng. Chỉ cần sai 1% về số lượng, đơn giá hoặc chi phí liên quan thì chênh lệch đã có thể lên tới hàng triệu đồng.

Do đó, kế toán cần đối chiếu chặt giữa báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, hóa đơn và chứng từ thanh toán.

Không nên chỉ kiểm tra tổng tiền trên hóa đơn mà bỏ qua số lượng và quy cách thực tế đã giao.

 Hàng hóa nhiều quy cách và đơn vị tính

Một nhóm vật liệu có thể có rất nhiều quy cách khác nhau.

Thép không chỉ có một loại mà có thép D10, D12, D16, thép hộp, thép hình, thép tấm và nhiều kích thước khác nhau. Gạch có thể khác kích thước, màu sắc, mã mẫu hoặc số lượng viên trong mỗi hộp.

Nếu danh mục hàng hóa không được chuẩn hóa, kế toán rất dễ ghi nhận nhầm mã hoặc nhập chung những sản phẩm thực tế khác nhau.

Đặc biệt, cùng một loại hàng có thể được mua theo một đơn vị và bán theo đơn vị khác, khiến việc theo dõi tồn kho càng phức tạp.

Doanh nghiệp cần xác định rõ mã hàng, quy cách, đơn vị cơ sở và hệ số quy đổi ngay từ khi xây dựng hệ thống kế toán.

 Công nợ kéo dài theo công trình

Bán buôn cho nhà thầu thường đi kèm chính sách bán chịu.

Một công trình có thể nhận vật liệu trong nhiều tháng nhưng thanh toán theo từng giai đoạn. Do đó, doanh nghiệp có thể đã ghi nhận doanh thu nhưng chưa thực sự thu được tiền.

Ví dụ, tổng giá trị hàng giao trong tháng là 2 tỷ đồng nhưng khách mới thanh toán 800 triệu đồng. Phần còn lại 1,2 tỷ đồng vẫn đang nằm ở công nợ.

Nếu doanh nghiệp có nhiều công trình cùng lúc, số tiền bị chiếm dụng có thể rất lớn.

Kế toán cần theo dõi công nợ theo từng khách hàng và tốt hơn nữa là theo từng công trình hoặc hợp đồng để xác định chính xác nơi nào đang chậm thanh toán.

 Giá vật liệu thay đổi liên tục

Giá vật liệu xây dựng có thể thay đổi theo từng thời điểm, đặc biệt với sắt thép, cát đá và một số nhóm vật liệu phụ thuộc nhiều vào thị trường.

Cùng một mã hàng nhưng lô nhập đầu tháng và cuối tháng có thể có giá khác nhau đáng kể.

Nếu doanh nghiệp báo giá cho khách quá sớm nhưng chưa khóa được giá đầu vào, biên lợi nhuận có thể bị giảm khi giá mua tăng.

Kế toán cần theo dõi từng lần nhập, giá thực tế, các khoản chiết khấu và chi phí liên quan để xác định giá vốn phù hợp.

Thông tin này cũng giúp bộ phận kinh doanh biết mức giá tối thiểu cần bán để không làm mất lợi nhuận.

 Chi phí giao hàng có thể làm biến dạng lợi nhuận thực tế

Trong bán buôn vật liệu xây dựng, chi phí vận chuyển thường là khoản rất lớn.

Một đơn hàng nhìn trên hóa đơn có thể có biên lợi nhuận tốt nhưng sau khi tính tiền xe, bốc xếp, cẩu hàng, phí cầu đường hoặc giao nhiều chuyến thì lợi nhuận thực tế có thể giảm mạnh.

Ví dụ, doanh nghiệp bán một đơn hàng có lãi gộp dự kiến 20 triệu đồng nhưng phát sinh 12 triệu đồng chi phí giao hàng. Khi đó phần lợi nhuận còn lại chỉ khoảng 8 triệu đồng trước các chi phí khác.

Kế toán nên theo dõi chi phí giao hàng theo từng đơn, từng khách hoặc từng khu vực thay vì đưa toàn bộ vào một khoản chi phí chung.

 Trước khi hạch toán, phải vẽ được “bản đồ giao dịch” của doanh nghiệp bán buôn vật liệu

Muốn làm đúng kế toán bán buôn vật liệu xây dựng, trước hết phải hiểu hàng hóa thực tế đang đi như thế nào.

Một doanh nghiệp có thể vừa nhập hàng về kho trung tâm, vừa chuyển hàng sang kho khác, vừa bán cho đại lý, vừa giao trực tiếp đến công trình.

Nếu không mô tả được toàn bộ dòng giao dịch, kế toán rất dễ ghi nhận sai kho, sai công nợ hoặc sai thời điểm phát sinh doanh thu.

Bản đồ giao dịch có thể hình dung theo chuỗi:

Mua hàng → nhập kho → chuyển kho → bán hàng → giao hàng → xuất hóa đơn → thu tiền hoặc theo dõi công nợ.

 Mua hàng từ nhà sản xuất

Doanh nghiệp bán buôn thường mua trực tiếp từ nhà sản xuất, nhà máy hoặc nhà phân phối cấp lớn để có mức giá tốt hơn.

Việc mua hàng có thể đi kèm điều kiện về sản lượng, thời hạn thanh toán, chiết khấu hoặc hỗ trợ vận chuyển.

Kế toán cần theo dõi từng nhà cung cấp, từng đơn đặt hàng, số lượng mua, giá mua, chiết khấu và các khoản ứng trước.

Nếu một nhà cung cấp vừa có nhiều hóa đơn vừa có nhiều khoản thanh toán thì cần đối chiếu công nợ thường xuyên để tránh thanh toán trùng hoặc bỏ sót khoản giảm trừ.

 Nhập hàng vào kho trung tâm

Kho trung tâm thường là nơi tập kết khối lượng vật liệu lớn trước khi phân phối cho đại lý, cửa hàng hoặc công trình.

Khi hàng về kho, bộ phận nhận hàng cần kiểm tra số lượng, quy cách và tình trạng thực tế.

Kế toán cần đối chiếu giữa chứng từ nhà cung cấp và phiếu nhập kho.

Nếu có chênh lệch, phải xác định nguyên nhân ngay.

Không nên để hàng thực tế đã về nhưng hệ thống chưa ghi nhận hoặc ngược lại, đã ghi tăng tồn kho trong khi hàng vẫn đang trên đường.

 Chuyển hàng giữa các kho

Doanh nghiệp bán buôn có thể có kho trung tâm, kho khu vực, showroom hoặc các điểm tập kết hàng.

Việc chuyển hàng giữa các kho không làm phát sinh doanh thu nhưng phải được ghi nhận để xác định chính xác hàng đang nằm ở đâu.

Ví dụ, kho A xuất 100 thùng gạch sang kho B. Nếu kho A đã giảm nhưng kho B chưa tăng thì tổng tồn kho trên hệ thống sẽ bị thiếu.

Ngược lại, nếu kho B ghi nhận trước khi kho A xuất thì có thể phát sinh tồn kho ảo trong khoảng thời gian chuyển hàng.

Do đó, mỗi lần điều chuyển nên có phiếu xuất chuyển, xác nhận nhận hàng và mã chứng từ liên kết giữa hai kho.

 Bán cho đại lý và nhà thầu

Hai nhóm khách hàng này có đặc điểm khác nhau.

Đại lý thường mua hàng định kỳ, có chính sách chiết khấu theo doanh số và hạn mức công nợ.

Nhà thầu lại thường mua theo từng công trình, nhận hàng nhiều đợt và thanh toán theo tiến độ.

Kế toán nên phân loại khách hàng ngay từ đầu để áp dụng cách theo dõi phù hợp.

Với đại lý, cần quan tâm đến doanh số tích lũy, chiết khấu và hạn mức nợ. Với nhà thầu, cần tập trung vào giá trị từng công trình, số hàng đã giao và tiến độ thanh toán.

 Giao thẳng từ nhà cung cấp đến công trình

Không phải mọi lô hàng đều đi qua kho của doanh nghiệp bán buôn.

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp nhận đơn hàng từ nhà thầu rồi yêu cầu nhà cung cấp giao trực tiếp đến công trình.

Hàng không nhập kho vật lý nhưng vẫn phải được theo dõi trong hệ thống kế toán.

Doanh nghiệp cần lưu được mối liên hệ giữa đơn mua hàng, hóa đơn đầu vào, chứng từ giao nhận tại công trình, đơn bán hàng và hóa đơn đầu ra.

Nếu không quản lý riêng luồng giao thẳng, kế toán dễ bỏ sót giá vốn hoặc tạo số liệu kho không phản ánh đúng thực tế.

 Thu tiền ngay hoặc bán chịu

Một số khách hàng thanh toán ngay khi nhận hàng, trong khi đại lý và nhà thầu thường được cấp công nợ.

Kế toán cần phân biệt rõ từng hình thức.

Đối với khách trả ngay, cần đối chiếu doanh thu với tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản.

Đối với khách bán chịu, phải theo dõi số phải thu, thời hạn thanh toán, số đã thu và số còn lại.

Nếu một khách hàng vừa có đơn trả ngay vừa có đơn công nợ thì từng khoản thanh toán cần được gắn với giao dịch cụ thể để tránh đối chiếu sai.

 Kế toán hàng hóa phải bắt đầu từ việc chuẩn hóa mã vật tư

Mã vật tư là nền móng của hệ thống kế toán hàng tồn kho.

Nếu mã hàng được xây dựng thiếu logic, toàn bộ dữ liệu phía sau như nhập kho, xuất kho, giá vốn, tồn kho và báo cáo bán hàng đều có nguy cơ sai.

Doanh nghiệp càng có nhiều loại vật liệu và nhiều kho thì việc chuẩn hóa mã càng quan trọng.

Không nên đợi đến khi phát sinh hàng nghìn mã mới bắt đầu sửa lại hệ thống.

 Mỗi loại vật liệu cần một mã nhận diện rõ ràng

Mỗi sản phẩm nên có một mã duy nhất để nhận diện.

Ví dụ, thép D10 và thép D12 phải được quản lý bằng hai mã khác nhau. Gạch 600×600 và gạch 800×800 cũng không nên sử dụng chung một mã.

Mã hàng cần đủ ngắn để sử dụng thuận tiện nhưng vẫn có cấu trúc để nhân viên nhận biết nhóm sản phẩm.

Một hệ thống mã rõ ràng giúp hạn chế việc nhập trùng và hỗ trợ kiểm kê nhanh hơn.

 Quy cách phải được tách khỏi tên thương mại

Tên thương mại và quy cách kỹ thuật không nên bị trộn lẫn một cách tùy ý.

Ví dụ, một sản phẩm có thể có tên thương mại giống nhau nhưng khác độ dày, kích thước hoặc trọng lượng.

Nếu chỉ dùng tên thương mại để quản lý, nhân viên rất dễ chọn nhầm khi nhập hoặc xuất kho.

Doanh nghiệp nên xây dựng dữ liệu gồm mã hàng, tên sản phẩm, quy cách, đơn vị tính và thương hiệu ở các trường thông tin riêng.

Nhờ đó, việc lọc và đối chiếu dữ liệu sẽ dễ dàng hơn.

 Không nên dùng một mã cho nhiều độ dày hoặc kích thước

Đây là lỗi khá phổ biến trong doanh nghiệp vật liệu.

Ví dụ, cùng là thép hộp nhưng loại 1,0 mm và 1,4 mm có thể có giá mua và giá bán khác nhau.

Nếu dùng chung một mã, hệ thống sẽ không xác định được tồn kho thực tế của từng quy cách.

Tình trạng tương tự cũng xảy ra với gạch khác kích thước, tấm vật liệu khác độ dày hoặc ống khác đường kính.

Nguyên tắc nên áp dụng là: nếu hai sản phẩm có khả năng có giá, tồn kho hoặc cách bán khác nhau thì nên có mã riêng.

 Mã hàng phải liên kết được với hóa đơn và phiếu kho

Mã hàng không chỉ phục vụ bộ phận kho mà phải được sử dụng xuyên suốt toàn bộ hệ thống.

Khi nhập hàng, phiếu nhập phải sử dụng đúng mã.

Khi bán hàng, phiếu xuất và phần mềm bán hàng phải nhận diện cùng mã đó.

Khi lập hóa đơn, tên hàng và quy cách cũng cần đủ thông tin để kế toán đối chiếu với dữ liệu kho.

Nếu kho gọi một tên, bán hàng gọi một tên và hóa đơn gọi một tên khác, cuối kỳ việc kiểm tra số liệu sẽ rất khó khăn.

 Chuẩn hóa ngay từ đầu giúp giảm sai lệch khi mở rộng kho

Một cửa hàng nhỏ có thể quản lý vài trăm mã bằng Excel nhưng khi mở thêm nhiều kho, số lượng giao dịch sẽ tăng rất nhanh.

Nếu hệ thống mã đã được chuẩn hóa, việc mở thêm kho chỉ là bổ sung địa điểm quản lý.

Nếu mã hàng đang lộn xộn, mỗi kho có thể tự tạo thêm mã riêng và sau một thời gian doanh nghiệp không còn biết tổng tồn thực tế của một sản phẩm là bao nhiêu.

Do đó, chuẩn hóa mã vật tư ngay từ đầu là khoản đầu tư cho khả năng mở rộng doanh nghiệp sau này.

 Đơn vị tính là “điểm gãy” thường gặp của kế toán vật liệu xây dựng

Ngoài mã hàng, đơn vị tính là một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến chênh lệch tồn kho.

Trong ngành vật liệu xây dựng, việc mua theo một đơn vị nhưng bán theo đơn vị khác xảy ra rất phổ biến.

Nếu hệ số quy đổi không được thiết lập thống nhất, chỉ sau vài tháng dữ liệu kho có thể sai đáng kể so với thực tế.

Doanh nghiệp cần xác định một đơn vị cơ sở cho từng mã và quy định rõ cách chuyển đổi sang các đơn vị khác.

 Thép có thể theo kilogram, tấn, cây hoặc bó

Sắt thép là nhóm vật liệu có hệ thống đơn vị khá phức tạp.

Doanh nghiệp có thể nhập một tấn thép nhưng bán theo kg hoặc cây.

Một bó thép lại gồm nhiều cây và trọng lượng mỗi cây phụ thuộc vào đường kính, chiều dài và quy cách.

Nếu nhân viên nhập kho theo tấn nhưng khi bán tự quy đổi sang cây mà không dựa trên hệ số chuẩn thì số tồn rất dễ chênh lệch.

Doanh nghiệp nên chọn kg làm đơn vị cơ sở trong nhiều trường hợp, sau đó xây dựng tỷ lệ quy đổi sang tấn, cây hoặc bó theo từng mã cụ thể.

 Gạch có thể theo viên, hộp hoặc mét vuông

Gạch ốp lát thường nhập theo hộp nhưng khách hàng lại quan tâm đến số m².

Một hộp gạch 600×600 có thể chứa số viên và diện tích khác một hộp gạch 300×600.

Do đó, không thể sử dụng một hệ số quy đổi chung cho tất cả các loại gạch.

Mỗi mã sản phẩm cần khai báo rõ số viên mỗi hộp và số m² tương ứng.

Khi khách mua 50 m², hệ thống phải quy đổi được cần xuất bao nhiêu hộp và số lượng còn lại sau khi giao.

 Cát đá có thể theo mét khối hoặc chuyến

Cát đá thường được giao bằng xe nên trong thực tế nhân viên có thể quen ghi nhận theo “chuyến”.

Tuy nhiên, mỗi loại xe có tải trọng và thể tích khác nhau.

Một chuyến xe nhỏ không thể được xem tương đương một chuyến xe lớn.

Nếu doanh nghiệp sử dụng “chuyến” làm đơn vị quản trị thì phải quy định rõ từng loại phương tiện tương ứng bao nhiêu m³ hoặc bao nhiêu tấn.

Tốt hơn, nên có một đơn vị cơ sở như m³ hoặc tấn để phục vụ kế toán và dùng chuyến xe như thông tin vận chuyển bổ sung.

 Xi măng theo bao hoặc tấn

Xi măng thường được giao dịch theo bao nhưng các đơn hàng lớn có thể báo giá theo tấn.

Doanh nghiệp cần xác định rõ trọng lượng mỗi bao của từng sản phẩm.

Ví dụ, nếu một bao là 50 kg thì 20 bao tương ứng một tấn.

Hệ số này phải được thiết lập trong hệ thống thay vì để nhân viên tự tính khi nhập hoặc bán hàng.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xem tồn kho theo cả bao và tấn mà không làm thay đổi tổng số lượng thực tế.

 Sơn theo thùng, lon và dung tích

Sơn có nhiều dung tích như 1 lít, 5 lít, 15 lít hoặc 18 lít tùy dòng sản phẩm.

Doanh nghiệp có thể gọi chung là lon hoặc thùng nhưng đây không phải đơn vị có giá trị cố định.

Một thùng 18 lít không thể quy đổi giống một lon 5 lít.

Do đó, mỗi mã sơn nên gắn với dung tích cụ thể và quy cách đóng gói.

Việc này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp thực hiện các chương trình khuyến mại hoặc bán theo combo nhiều dung tích.

 Cần thiết lập hệ số quy đổi thống nhất trong toàn hệ thống

Hệ số quy đổi không nên tồn tại trong trí nhớ của từng nhân viên.

Doanh nghiệp cần lập một bảng quy đổi chính thức và áp dụng cho bán hàng, kho, kế toán và báo giá.

Ví dụ:

1 tấn = 1.000 kg.

1 bó thép mã A = số cây xác định theo quy cách.

1 hộp gạch mã B = số viên và số m² xác định.

1 chuyến xe loại C = khối lượng hoặc thể tích theo tiêu chuẩn doanh nghiệp sử dụng.

Khi thay đổi quy cách của sản phẩm, hệ số phải được cập nhật tập trung thay vì từng nhân viên tự sửa.

Một hệ thống mã hàng và đơn vị tính được chuẩn hóa giúp doanh nghiệp giảm đáng kể các lỗi như tồn kho âm, xuất sai quy cách, giá vốn không chính xác và khó đối chiếu giữa kho với hóa đơn. Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp bán buôn vật liệu xây dựng có thể mở rộng thêm kho, cửa hàng và mạng lưới phân phối mà vẫn giữ được dữ liệu kế toán nhất quán.

 Nhập kho không chỉ là ghi nhận số lượng hàng mua

Trong doanh nghiệp bán buôn vật liệu xây dựng, nghiệp vụ nhập kho không nên được hiểu đơn giản là hàng về bao nhiêu thì kế toán ghi nhận bấy nhiêu. Một lô hàng có thể phát sinh chênh lệch số lượng, sai quy cách, hàng lỗi, thiếu chứng từ hoặc thêm nhiều chi phí vận chuyển và bốc xếp trước khi thực sự sẵn sàng để bán.

Nếu kế toán chỉ căn cứ vào hóa đơn đầu vào để nhập kho mà không đối chiếu với thực tế giao nhận thì tồn kho rất dễ sai ngay từ thời điểm đầu tiên. Sai lệch nhỏ ở khâu nhập hàng sẽ tiếp tục ảnh hưởng đến giá vốn, số lượng tồn và lợi nhuận của các kỳ sau.

Vì vậy, nhập kho phải là một quy trình có sự liên kết giữa bộ phận mua hàng, kho, kế toán và người trực tiếp nhận hàng.

 Đối chiếu đơn đặt hàng với hàng thực nhận

Khi hàng về, doanh nghiệp cần đối chiếu ít nhất ba nhóm thông tin gồm đơn đặt hàng, chứng từ giao hàng và số lượng thực tế nhận tại kho.

Ví dụ, doanh nghiệp đặt mua 20 tấn thép hộp theo một quy cách cụ thể. Nhà cung cấp giao hàng kèm chứng từ thể hiện đủ 20 tấn nhưng khi cân thực tế chỉ nhận 19,8 tấn thì doanh nghiệp không nên mặc nhiên nhập kho đủ 20 tấn.

Tương tự, nếu doanh nghiệp đặt 500 thùng gạch nhưng thực tế chỉ nhận 495 thùng thì số lượng nhập kho phải được kiểm soát theo thực tế giao nhận, đồng thời phần chênh lệch phải được làm rõ với nhà cung cấp.

Quy trình đối chiếu ngay khi nhận hàng giúp doanh nghiệp phát hiện sai lệch trước khi hàng được đưa vào sử dụng hoặc bán ra.

 Xử lý hàng giao thiếu

Hàng giao thiếu có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như nhà cung cấp chưa giao đủ, hao hụt trong quá trình vận chuyển, nhầm lẫn khi bốc xếp hoặc chênh lệch cân đo.

Khi phát hiện thiếu hàng, doanh nghiệp cần lập chứng từ xác nhận số lượng thực nhận và số lượng còn thiếu.

Không nên nhập kho theo số lượng trên hóa đơn rồi chờ nhà cung cấp giao bổ sung sau, bởi trong khoảng thời gian đó phần mềm sẽ báo tồn kho cao hơn thực tế.

Kế toán cũng cần theo dõi riêng phần hàng còn thiếu để biết nhà cung cấp sẽ giao bổ sung, giảm giá hay điều chỉnh theo phương án khác.

Việc này đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng có giá trị cao như thép, thiết bị xây dựng hoặc vật liệu hoàn thiện.

 Xử lý hàng giao thừa

Hàng giao thừa cũng phải được kiểm soát như một nghiệp vụ riêng.

Ví dụ, doanh nghiệp đặt 1.000 bao xi măng nhưng thực tế nhà cung cấp giao 1.020 bao.

Kho không nên tự động nhập toàn bộ 1.020 bao vào hệ thống nếu chưa xác định 20 bao thừa sẽ được doanh nghiệp mua bổ sung hay trả lại nhà cung cấp.

Nếu doanh nghiệp chấp nhận mua thêm thì cần hoàn thiện chứng từ liên quan. Nếu trả lại thì cần tách số lượng này khỏi hàng tồn kho chính thức.

Việc xử lý không rõ ràng có thể dẫn đến tình trạng kho thực tế có hàng nhưng kế toán không có căn cứ ghi nhận hoặc ngược lại.

 Hàng sai quy cách

Trong ngành vật liệu xây dựng, sai quy cách có thể gây ảnh hưởng lớn đến khả năng bán hàng.

Ví dụ, khách đặt thép có độ dày 1,4 mm nhưng nhà cung cấp giao loại 1,2 mm. Gạch cùng kích thước nhưng khác mã màu. Sơn cùng thương hiệu nhưng khác dung tích hoặc dòng sản phẩm.

Nếu kho chỉ kiểm đếm số lượng mà không kiểm tra quy cách thì hàng vẫn có thể được nhập vào phần mềm dưới mã đặt mua ban đầu.

Khi đó, tồn kho kế toán có vẻ đúng nhưng hàng thực tế lại không đúng sản phẩm.

Doanh nghiệp nên yêu cầu bộ phận kho kiểm tra mã hàng, kích thước, quy cách, thương hiệu và các đặc tính quan trọng trước khi xác nhận nhập.

 Hàng lỗi hoặc hư hỏng

Một lô vật liệu có thể đủ số lượng nhưng không phải toàn bộ đều đạt chất lượng.

Gạch có thể bị bể hoặc sứt cạnh. Xi măng có thể rách bao hoặc ẩm. Thép có thể bị cong, gỉ hoặc biến dạng. Thiết bị vệ sinh có thể bị trầy xước.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hàng đạt chất lượng và hàng lỗi ngay khi nhập.

Nếu toàn bộ số lượng được nhập vào kho hàng tốt thì sau này phần mềm sẽ báo có khả năng bán nhưng thực tế một phần hàng không thể bán theo giá bình thường.

Hàng lỗi cần được ghi nhận theo tình trạng, xác định có thể đổi trả nhà cung cấp, bán giảm giá hay phải xử lý khác.

 Chi phí vận chuyển và bốc xếp đầu vào

Một lô hàng về đến kho thường không chỉ phát sinh giá mua.

Doanh nghiệp có thể phải thanh toán thêm tiền vận chuyển, bốc xếp, xe nâng, xe cẩu hoặc các khoản trực tiếp liên quan đến quá trình đưa hàng về kho.

Những khoản chi này cần được tập hợp ngay từ lúc nhập hàng để kế toán có cơ sở xác định giá trị thực tế của lô hàng.

Ví dụ, một lô thép có giá mua 500 triệu đồng, cước vận chuyển 15 triệu đồng và chi phí cẩu hạ 3 triệu đồng. Nếu kế toán chỉ theo dõi 500 triệu đồng thì giá vốn sau này sẽ thấp hơn chi phí thực tế doanh nghiệp đã bỏ ra.

Việc tập hợp ngay theo từng lô cũng giúp hạn chế tình trạng cuối tháng mới đi tìm lại chứng từ để phân bổ.

 Có những lô hàng không đi qua kho nhưng kế toán vẫn phải theo dõi đầy đủ

Không phải mọi giao dịch mua bán vật liệu đều có quy trình nhà cung cấp giao vào kho rồi doanh nghiệp mới xuất cho khách.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp bán buôn tổ chức giao thẳng từ nhà cung cấp đến công trình, mua hàng theo đơn đặt trước hoặc xử lý những lô hàng đang vận chuyển giữa các địa điểm.

Việc hàng không xuất hiện tại kho vật lý không có nghĩa kế toán được phép bỏ qua luồng hàng.

Ngược lại, những nghiệp vụ này còn cần kiểm soát kỹ hơn vì nếu không có chứng từ rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ xuất hiện hàng tồn kho ảo hoặc doanh thu không có giá vốn tương ứng.

 Nhà cung cấp giao thẳng đến công trình

Đây là tình huống phổ biến khi doanh nghiệp cung cấp thép, xi măng, cát, đá hoặc gạch cho các công trình lớn.

Thay vì đưa hàng về kho của mình, doanh nghiệp yêu cầu nhà cung cấp giao trực tiếp đến công trình của khách.

Mặc dù hàng không nhập kho vật lý, kế toán vẫn phải theo dõi đầy đủ quá trình mua hàng và bán hàng.

Cần có căn cứ chứng minh nhà cung cấp đã giao đúng hàng, đúng số lượng, đúng công trình và người nhận đã xác nhận.

Kế toán cũng phải xác định giá vốn của lượng hàng giao thẳng này để phản ánh đúng lợi nhuận của đơn hàng.

 Hàng mua theo đơn đặt trước của khách

Một số doanh nghiệp chỉ mua hàng sau khi khách đã đặt.

Ví dụ, khách đặt 50 tấn thép theo một quy cách mà doanh nghiệp không tồn sẵn. Doanh nghiệp đặt lại nhà cung cấp và yêu cầu giao theo đơn đó.

Trong trường hợp này, việc quản lý theo mã đơn hàng hoặc mã công trình sẽ hiệu quả hơn việc đưa tất cả giao dịch qua một kho chung.

Kế toán cần liên kết được đơn mua với đơn bán tương ứng.

Như vậy, doanh nghiệp sẽ biết lô hàng được mua để phục vụ khách nào, giá mua bao nhiêu, chi phí vận chuyển bao nhiêu và lợi nhuận thực tế của đơn hàng là bao nhiêu.

 Hàng đang đi đường

Có những thời điểm doanh nghiệp đã mua và thanh toán hoặc đã nhận chứng từ nhưng hàng vẫn đang trên đường vận chuyển.

Nếu không theo dõi riêng, kế toán có thể ghi hàng vào kho trong khi thực tế kho chưa nhận được.

Điều này tạo ra rủi ro tồn kho trên hệ thống cao hơn tồn thực tế.

Doanh nghiệp nên có trạng thái riêng cho hàng đang vận chuyển hoặc hàng chờ nhận.

Khi hàng thực sự về kho và được kiểm đếm, trạng thái mới được chuyển sang tồn kho sẵn sàng bán.

Cách quản lý này đặc biệt hữu ích với những chuyến hàng đường dài hoặc hàng phải vận chuyển từ nhiều địa điểm khác nhau.

 Hàng đã giao nhưng chưa đủ hồ sơ

Trường hợp ngược lại cũng thường xảy ra: hàng đã được giao cho khách nhưng bộ phận kế toán chưa nhận đủ phiếu giao hàng, biên bản xác nhận hoặc chứng từ liên quan.

Nếu kế toán chờ đủ hồ sơ mới cập nhật tất cả dữ liệu thì tồn kho trên phần mềm có thể vẫn còn mặc dù hàng thực tế đã đi khỏi kho.

Doanh nghiệp cần có cơ chế theo dõi những giao dịch đang chờ hoàn thiện chứng từ.

Ví dụ, có thể lập danh sách hàng đã giao nhưng chưa đủ hồ sơ, ghi rõ ngày giao, khách hàng, số lượng và chứng từ còn thiếu.

Khi hồ sơ hoàn tất thì kế toán cập nhật trạng thái thay vì để giao dịch bị bỏ quên.

 Cách kiểm soát để không phát sinh tồn kho ảo

Tồn kho ảo là tình trạng phần mềm báo có hàng nhưng thực tế doanh nghiệp không còn hàng tương ứng.

Nguyên nhân thường đến từ việc hàng đã giao nhưng chưa xuất kho, hàng giao thẳng vẫn được nhập vào kho trung gian, mã hàng trùng hoặc chứng từ cập nhật không kịp thời.

Để hạn chế tình trạng này, doanh nghiệp cần theo dõi luồng hàng theo trạng thái.

Có thể phân biệt hàng đang đặt mua, hàng đang đi đường, hàng đã nhận, hàng đang chờ giao, hàng đã giao và hàng trả lại.

Mỗi trạng thái phải gắn với chứng từ và người chịu trách nhiệm cập nhật.

Đồng thời, doanh nghiệp nên định kỳ đối chiếu giữa dữ liệu kế toán với kho thực tế và các đơn hàng giao thẳng.

Nếu hàng không đi qua kho thì hệ thống càng phải thể hiện được rõ lô hàng đó đã đi từ nhà cung cấp nào đến khách hàng hoặc công trình nào.

 Giá vốn là chỉ tiêu quyết định lợi nhuận thật của doanh nghiệp bán buôn vật liệu

Doanh thu lớn không đồng nghĩa với lợi nhuận cao.

Doanh nghiệp bán buôn vật liệu có thể đạt doanh thu hàng chục tỷ đồng mỗi tháng nhưng biên lợi nhuận trên từng đơn hàng chỉ ở mức tương đối thấp. Vì vậy, chỉ cần giá vốn tính thiếu một vài khoản chi phí cũng có thể làm kết quả lợi nhuận bị sai đáng kể.

Giá vốn cần phản ánh càng sát càng tốt chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được lượng hàng đã bán.

Đây cũng là lý do doanh nghiệp cần kiểm soát giá vốn từ từng lô mua thay vì chờ đến cuối tháng mới lấy số tổng hợp.

 Giá mua hàng

Giá mua hàng là phần nền tảng của giá vốn.

Kế toán cần ghi nhận giá mua theo từng lần nhập vì giá vật liệu có thể thay đổi liên tục.

Ví dụ, cùng một loại thép nhưng đầu tháng nhập với giá 14.500 đồng/kg, giữa tháng 15.000 đồng/kg và cuối tháng 14.700 đồng/kg.

Nếu doanh nghiệp không theo dõi từng lần nhập mà chỉ dùng một mức giá ước tính thì lợi nhuận của từng đơn hàng sẽ khó chính xác.

Đặc biệt, trong thời kỳ giá vật liệu biến động mạnh, việc tính đúng giá vốn giúp doanh nghiệp tránh bán hàng dưới mức lợi nhuận mục tiêu.

 Chiết khấu thương mại

Chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp có thể làm giảm giá thực tế của hàng mua.

Doanh nghiệp bán buôn thường nhận được chính sách chiết khấu theo số lượng, doanh số hoặc theo từng chương trình bán hàng.

Kế toán cần theo dõi riêng các khoản chiết khấu này và xác định chúng liên quan đến lô hàng hoặc kỳ mua nào.

Nếu doanh nghiệp đã được giảm giá nhưng giá vốn vẫn giữ nguyên theo mức trước chiết khấu thì chi phí hàng hóa có thể bị phản ánh cao hơn thực tế.

Ngược lại, không nên tự giảm giá vốn khi chưa có căn cứ hoặc chứng từ thể hiện chính sách của nhà cung cấp.

 Chi phí vận chuyển

Đối với vật liệu xây dựng, vận chuyển có thể quyết định một phần lớn lợi nhuận.

Một đơn hàng có giá mua tốt chưa chắc mang lại lợi nhuận tốt nếu khoảng cách vận chuyển quá xa.

Kế toán cần phân biệt cước vận chuyển đầu vào với cước giao hàng cho khách và theo dõi rõ từng khoản.

Cước đưa hàng từ nhà cung cấp về kho hoặc đến địa điểm phục vụ trực tiếp cho lô hàng cần được tập hợp phù hợp để xác định giá vốn.

Nếu một chuyến chở nhiều mặt hàng thì phải có nguyên tắc phân bổ nhất quán.

 Chi phí bốc xếp

Chi phí bốc xếp thường bị xem là khoản nhỏ và dễ bị bỏ qua.

Tuy nhiên, doanh nghiệp nhập hàng thường xuyên có thể chi hàng chục hoặc hàng trăm triệu đồng mỗi năm cho nhân công, xe nâng và xe cẩu.

Nếu các khoản này liên quan trực tiếp đến quá trình nhận hàng nhưng không được tập hợp thì giá vốn sẽ thiếu.

Kế toán nên yêu cầu bộ phận kho hoặc mua hàng ghi rõ chi phí bốc xếp thuộc chuyến hàng nào để việc phân bổ được thực hiện chính xác hơn.

 Hao hụt trong quá trình lưu kho

Sau khi nhập kho, vật liệu vẫn có thể phát sinh hao hụt hoặc giảm chất lượng.

Gạch có thể bể do di chuyển. Xi măng có thể ẩm. Thép có thể gỉ. Cát đá có thể phát sinh chênh lệch do điều kiện bảo quản hoặc phương pháp đo.

Doanh nghiệp cần theo dõi tỷ lệ hao hụt thực tế của từng nhóm hàng.

Những khoản hao hụt phải được phân tích nguyên nhân chứ không nên tự động đưa toàn bộ vào chi phí.

Nếu hao hụt cao bất thường, đây có thể là dấu hiệu cho thấy quy trình kho hoặc giao nhận đang có vấn đề.

 Phương pháp tính giá xuất kho cần thống nhất

Hàng vật liệu thường được nhập nhiều lần với nhiều mức giá khác nhau nên doanh nghiệp cần xác định phương pháp tính giá xuất kho phù hợp và áp dụng nhất quán theo chính sách kế toán của mình.

Điều quan trọng là không nên thay đổi cách tính tùy theo từng tháng chỉ để làm lợi nhuận cao hoặc thấp theo mong muốn.

Một phương pháp được áp dụng thống nhất sẽ giúp số liệu giữa các kỳ có khả năng so sánh.

Đồng thời, kế toán phải bảo đảm dữ liệu nhập kho, chi phí mua hàng và số lượng xuất bán được cập nhật đầy đủ trước khi tính giá vốn.

Nếu chứng từ vận chuyển chưa được phân bổ, hàng trả lại chưa cập nhật hoặc kho đang âm do sai mã thì dù công thức tính giá xuất kho đúng, kết quả cuối cùng vẫn có thể sai.

Vì vậy, muốn tính đúng lợi nhuận của doanh nghiệp bán buôn vật liệu xây dựng, cần kiểm soát cả chuỗi từ mua hàng, giao nhận, nhập kho, chi phí mua, xuất bán đến điều chỉnh hàng trả lại. Giá vốn chỉ chính xác khi dữ liệu phía trước nó cũng chính xác.

 Giá vật liệu biến động từng ngày khiến kế toán phải theo dõi lợi nhuận theo từng đợt hàng

Giá thép, xi măng, cát, đá, gạch và nhiều loại vật liệu xây dựng có thể thay đổi liên tục theo thị trường, nguồn cung, chi phí vận chuyển và chính sách của nhà cung cấp. Vì vậy, nếu doanh nghiệp chỉ nhìn lợi nhuận chung của cả tháng thì rất khó biết chính xác lô hàng nào đang mang lại biên lợi nhuận tốt và lô nào đang phải bán với mức lời thấp.

Kế toán cần kết hợp dữ liệu nhập hàng, giá vốn, giá bán và chi phí liên quan để theo dõi hiệu quả theo từng đợt nhập. Cách làm này đặc biệt quan trọng với những mặt hàng có giá biến động mạnh như sắt thép hoặc các nhóm vật liệu phụ thuộc nhiều vào giá vận chuyển.

 Hàng nhập giá thấp nhưng bán sau khi thị trường tăng

Một lô hàng được nhập vào thời điểm giá thị trường thấp có thể mang lại biên lợi nhuận cao nếu doanh nghiệp bán ra sau khi thị trường tăng.

Nếu chỉ nhìn vào mức lợi nhuận bình quân, doanh nghiệp có thể không nhận ra lợi thế của những lô hàng này.

Kế toán nên xác định rõ giá vốn của từng đợt nhập và so sánh với giá bán thực tế. Đây là cơ sở để đánh giá hiệu quả của quyết định mua hàng, thời điểm dự trữ và chính sách giá bán.

 Hàng nhập giá cao nhưng phải giảm giá để giải phóng kho

Trường hợp ngược lại cũng thường xuyên xảy ra. Doanh nghiệp nhập hàng khi giá đang cao nhưng sau đó thị trường giảm hoặc nhu cầu yếu, buộc phải giảm giá để bán nhanh.

Khi đó, doanh thu vẫn có thể lớn nhưng biên lợi nhuận rất thấp, thậm chí một số lô có thể bán dưới mức kỳ vọng.

Kế toán cần tách riêng những trường hợp này để chủ doanh nghiệp nhìn thấy nguyên nhân lợi nhuận giảm là do giá đầu vào cao, giảm giá bán hay chi phí lưu kho kéo dài.

 Chênh lệch giữa giá niêm yết và giá bán thực tế

Giá niêm yết chưa chắc là giá doanh nghiệp thực sự thu được.

Khách hàng lớn, đại lý hoặc nhà thầu thường được áp dụng chiết khấu, giảm giá theo sản lượng hoặc chính sách riêng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải hỗ trợ vận chuyển, bốc xếp hoặc gia công.

Do đó, kế toán nên phân tích theo giá bán thực tế sau các khoản giảm trừ thay vì chỉ sử dụng giá niêm yết.

Chỉ khi lấy doanh thu thực thu so với giá vốn và chi phí trực tiếp, doanh nghiệp mới biết biên lợi nhuận thực tế của từng đơn hàng.

 Phân tích biên lợi nhuận theo từng lô

Mỗi lô hàng có thể có giá nhập, chi phí vận chuyển và chi phí bốc xếp khác nhau.

Doanh nghiệp nên theo dõi giá vốn đầy đủ của từng lô thay vì chỉ nhìn một mức giá mua trung bình.

Ví dụ cùng một loại thép nhưng lô nhập đầu tháng có giá thấp hơn lô cuối tháng. Nếu bán cùng một mức giá, biên lợi nhuận của hai lô sẽ khác nhau đáng kể.

Theo dõi theo lô giúp doanh nghiệp đánh giá đúng hiệu quả mua hàng và tránh bán những lô giá cao với mức giá không đủ bù chi phí.

 Không nên chỉ nhìn lợi nhuận bình quân tháng

Lợi nhuận bình quân tháng có thể che mất những vấn đề quan trọng.

Một số nhóm hàng có thể đang lãi tốt nhưng một số nhóm khác lại bán gần như không có lợi nhuận. Lợi nhuận của nhóm này có thể bù cho nhóm kia và khiến tổng thể vẫn nhìn có vẻ ổn.

Kế toán quản trị nên phân tích ít nhất theo nhóm hàng, lô hàng hoặc kênh bán để chủ doanh nghiệp biết chính xác lợi nhuận đang đến từ đâu.

 Chiết khấu từ nhà cung cấp cần được bóc tách khỏi giá mua

Doanh nghiệp vật liệu xây dựng thường nhận được nhiều hình thức ưu đãi từ nhà cung cấp. Các khoản này không phải lúc nào cũng xuất hiện trực tiếp trên từng hóa đơn mua hàng.

Nếu kế toán không theo dõi riêng, doanh nghiệp có thể tính giá vốn cao hơn thực tế hoặc không đánh giá đúng lợi ích khi mua hàng từ từng nhà cung cấp.

 Chiết khấu ngay trên hóa đơn

Đây là hình thức dễ theo dõi nhất vì khoản giảm giá được thể hiện ngay trên chứng từ mua hàng.

Kế toán cần ghi nhận đúng giá trị hàng hóa sau chiết khấu và đối chiếu với phiếu nhập kho.

Đồng thời, cần kiểm tra xem giá trị sau chiết khấu đã được sử dụng đúng khi tính giá vốn hay chưa.

 Chiết khấu theo sản lượng

Một số nhà cung cấp chỉ xác định mức chiết khấu sau khi doanh nghiệp đạt sản lượng mua nhất định.

Ví dụ doanh nghiệp mua vượt một mức sản lượng trong tháng hoặc quý thì được hưởng thêm một tỷ lệ chiết khấu.

Kế toán cần theo dõi sản lượng lũy kế để biết doanh nghiệp đã đạt điều kiện hay chưa và khoản chiết khấu dự kiến được hưởng là bao nhiêu.

Nếu bỏ sót, doanh nghiệp có thể không yêu cầu đầy đủ quyền lợi đã thỏa thuận.

 Thưởng doanh số cuối quý

Thưởng doanh số thường được xác định sau một kỳ kinh doanh thay vì ngay từng lần mua hàng.

Khoản này cần được theo dõi riêng vì có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả thực tế của quan hệ với nhà cung cấp.

Kế toán nên có bảng tổng hợp doanh số mua theo từng nhà cung cấp và điều kiện thưởng để chủ động đối chiếu khi kết thúc quý.

 Hàng tặng kèm

Nhà cung cấp có thể áp dụng chương trình mua một số lượng nhất định và tặng thêm hàng.

Nếu doanh nghiệp chỉ ghi nhận số hàng mua mà không quản lý phần hàng tặng, số liệu tồn kho và giá vốn đơn vị có thể bị sai lệch.

Phần hàng tặng cần được ghi nhận và theo dõi phù hợp để phản ánh đúng lượng hàng thực tế doanh nghiệp có thể bán.

 Hỗ trợ trưng bày và marketing

Ngoài chiết khấu hàng hóa, doanh nghiệp có thể được nhà cung cấp hỗ trợ chi phí bảng hiệu, kệ trưng bày, quảng cáo hoặc chương trình khuyến mại.

Những khoản hỗ trợ này cần được kế toán theo dõi riêng thay vì gộp chung vào giá hàng mua.

Việc tách riêng giúp doanh nghiệp đánh giá đúng tổng lợi ích thương mại nhận được từ từng nhà cung cấp.

 Ảnh hưởng đến giá vốn thực tế của từng nhóm hàng

Mục tiêu cuối cùng là xác định giá vốn thực tế sát với lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp nhận được.

Nếu một nhà cung cấp có giá niêm yết cao hơn nhưng thường xuyên có chiết khấu sản lượng, thưởng quý và hỗ trợ marketing thì tổng chi phí thực tế có thể thấp hơn một nhà cung cấp khác.

Vì vậy, khi so sánh nguồn hàng, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn giá trên từng hóa đơn mà cần nhìn toàn bộ chính sách thương mại.

 Bán buôn vật liệu cho nhà thầu cần kế toán công nợ chặt hơn bán lẻ rất nhiều

Bán lẻ thường thu tiền ngay hoặc trong thời gian ngắn, trong khi bán buôn cho nhà thầu có thể kéo dài công nợ nhiều tuần hoặc nhiều tháng.

Giá trị mỗi đơn hàng lớn khiến chỉ một khách hàng chậm thanh toán cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp.

Vì vậy, bán buôn vật liệu phải đi kèm một hệ thống kiểm soát hạn mức và thời hạn công nợ rõ ràng.

 Hạn mức công nợ theo từng khách hàng

Mỗi khách hàng nên được cấp một hạn mức phù hợp với lịch sử mua hàng và khả năng thanh toán.

Không nên để nhân viên bán hàng tự quyết định mức nợ chỉ dựa trên quan hệ với khách.

Hệ thống nên cho biết tổng dư nợ hiện tại, hạn mức được cấp và số hạn mức còn lại trước khi tiếp tục xác nhận đơn mới.

 Thời hạn thanh toán theo hợp đồng

Mỗi hợp đồng cần xác định rõ thời hạn thanh toán.

Kế toán phải đưa ngày đến hạn vào bảng công nợ để theo dõi thay vì chỉ ghi một số dư chung.

Khi gần đến hạn, doanh nghiệp có thể chủ động nhắc thanh toán thay vì chờ đến khi khoản nợ đã quá hạn mới xử lý.

 Công nợ theo từng công trình

Một nhà thầu có thể mua hàng cho nhiều công trình khác nhau.

Nếu chỉ theo dõi tổng nợ theo khách hàng, doanh nghiệp sẽ khó biết khoản nào thuộc dự án nào.

Mỗi công trình nên có mã theo dõi riêng với thông tin về hợp đồng, hàng đã giao, hóa đơn, số tiền đã thu và số dư còn lại.

 Nợ quá hạn

Nợ quá hạn cần được đưa vào danh sách kiểm soát riêng.

Kế toán nên xác định số ngày quá hạn, nguyên nhân và kế hoạch thu hồi.

Những khoản nợ kéo dài cần được báo cáo trực tiếp cho người quản lý để quyết định có tiếp tục bán chịu hay không.

 Khách hàng vừa có nợ cũ vừa phát sinh đơn mới

Đây là tình huống rất phổ biến.

Khách hàng chưa thanh toán hết đơn cũ nhưng tiếp tục đặt thêm vật liệu cho công trình mới.

Nếu doanh nghiệp liên tục giao hàng mà không kiểm tra tổng dư nợ, mức rủi ro có thể tăng rất nhanh.

Trước khi xác nhận đơn mới, cần kiểm tra nợ cũ, hạn mức còn lại và lịch sử thanh toán.

 Cơ chế dừng giao hàng khi vượt hạn mức

Doanh nghiệp nên có quy định rõ khi nào phải tạm dừng giao hàng.

Ví dụ khi khách hàng vượt hạn mức, có khoản quá hạn lớn hoặc không thực hiện cam kết thanh toán, đơn hàng mới phải được người có thẩm quyền phê duyệt.

Cơ chế này giúp tránh tình trạng bộ phận kinh doanh chỉ chạy theo doanh số trong khi công nợ ngày càng tăng.

 Tuổi nợ nên được xem như một báo cáo sống còn

Báo cáo tuổi nợ giúp doanh nghiệp không chỉ biết khách hàng đang nợ bao nhiêu mà còn biết khoản nợ đó đã tồn tại bao lâu.

Hai khách hàng cùng nợ 500 triệu đồng nhưng một khách chưa đến hạn và một khách đã quá hạn hơn 90 ngày có mức độ rủi ro hoàn toàn khác nhau.

Vì vậy, báo cáo tuổi nợ nên được cập nhật định kỳ và sử dụng như một công cụ ra quyết định bán hàng.

 Nợ dưới 30 ngày

Đây thường là nhóm công nợ mới phát sinh hoặc đang trong thời hạn thanh toán.

Doanh nghiệp vẫn cần theo dõi nhưng mức độ rủi ro thường thấp hơn.

Kế toán nên kiểm tra ngày đến hạn để chuẩn bị nhắc khách hàng trước thời điểm phải thanh toán.

 Nợ từ 30 đến 60 ngày

Nhóm này cần được theo dõi sát hơn.

Nếu hợp đồng chỉ cho công nợ 30 ngày thì các khoản trên 30 ngày đã bắt đầu quá hạn.

Bộ phận kinh doanh cần xác nhận nguyên nhân và thời gian dự kiến khách hàng sẽ thanh toán.

 Nợ từ 60 đến 90 ngày

Công nợ kéo dài đến giai đoạn này cần được xem là dấu hiệu cảnh báo.

Doanh nghiệp nên hạn chế tăng thêm dư nợ nếu khách hàng chưa có phương án thanh toán rõ ràng.

Kế toán cũng nên tổng hợp riêng các khoản này để người quản lý đánh giá rủi ro.

 Nợ trên 90 ngày

Nợ trên 90 ngày thường cần được ưu tiên xử lý.

Doanh nghiệp phải xem lại hợp đồng, hồ sơ giao nhận, biên bản đối chiếu công nợ và các tài liệu chứng minh khoản phải thu.

Việc tiếp tục giao hàng cho khách đang có nợ kéo dài cần được cân nhắc rất kỹ.

 Nhóm nợ có dấu hiệu khó thu

Không phải cứ chưa quá 90 ngày mới an toàn.

Một khách hàng có thể có dấu hiệu khó thu sớm hơn nếu thường xuyên thất hứa, xin kéo dài thời gian, ngừng phản hồi hoặc gặp khó khăn tại công trình.

Doanh nghiệp nên có danh sách cảnh báo riêng dựa trên cả số ngày nợ và tình hình thực tế của khách hàng.

 Chủ doanh nghiệp nên xem báo cáo tuổi nợ định kỳ

Báo cáo tuổi nợ không nên chỉ nằm ở bộ phận kế toán.

Chủ doanh nghiệp hoặc người chịu trách nhiệm kinh doanh nên xem báo cáo này hàng tuần hoặc định kỳ phù hợp với quy mô công nợ.

Từ đó có thể quyết định khách nào được tiếp tục mua chịu, khách nào cần giảm hạn mức và khoản nào phải ưu tiên thu hồi.

 Doanh thu lớn chưa chắc đồng nghĩa dòng tiền khỏe

Một doanh nghiệp có thể báo cáo doanh thu tăng mạnh nhưng tài khoản ngân hàng vẫn liên tục thiếu tiền.

Nguyên nhân nằm ở sự khác nhau giữa doanh thu và dòng tiền. Doanh thu có thể đã được ghi nhận nhưng tiền vẫn nằm ở công nợ khách hàng hoặc hàng tồn kho.

Trong ngành vật liệu xây dựng, khoảng cách này thường rất lớn do doanh nghiệp phải nhập hàng trước và bán chịu cho nhà thầu.

 Bán nhiều nhưng chưa thu tiền

Doanh nghiệp có thể giao hàng và ghi nhận doanh thu liên tục nhưng khách hàng vẫn chưa thanh toán.

Khi đó báo cáo doanh thu tăng nhưng tiền thực tế chưa về.

Nếu công nợ tăng nhanh hơn doanh thu thu tiền, doanh nghiệp có thể thiếu vốn dù kết quả kinh doanh trên sổ sách vẫn có lãi.

 Nhập hàng phải thanh toán sớm

Trong khi khách hàng xin nợ 30 hoặc 60 ngày, nhà cung cấp có thể yêu cầu doanh nghiệp thanh toán ngay hoặc chỉ cho nợ trong thời gian ngắn.

Khoảng chênh lệch giữa thời điểm trả tiền và thu tiền khiến doanh nghiệp phải tự bỏ vốn lưu động.

Nếu doanh số tăng nhanh mà vốn không tăng tương ứng, áp lực dòng tiền càng lớn.

 Khách hàng giữ lại tiền theo tiến độ

Một số hợp đồng với nhà thầu hoặc dự án có cơ chế thanh toán theo tiến độ, nghiệm thu hoặc giữ lại một phần giá trị cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ.

Điều đó có nghĩa doanh nghiệp đã giao vật liệu nhưng chưa thể thu toàn bộ tiền ngay.

Kế toán cần tách phần đã đến hạn thu, phần đang chờ nghiệm thu và phần còn bị giữ lại để dự báo dòng tiền chính xác hơn.

 Tiền nằm trong hàng tồn kho

Tồn kho lớn cũng là một nguyên nhân khiến doanh nghiệp thiếu tiền.

Một lô thép, gạch hoặc xi măng chưa bán được chính là một phần vốn đang bị giữ trong kho.

Nếu doanh nghiệp liên tục nhập thêm hàng trong khi hàng cũ luân chuyển chậm, dòng tiền sẽ bị khóa ngày càng nhiều.

Vì vậy, bên cạnh doanh thu và lợi nhuận, chủ doanh nghiệp vật liệu xây dựng cần theo dõi đồng thời công nợ phải thu, công nợ phải trả, tuổi tồn kho và số dư tiền thực tế. Chỉ khi bốn nhóm dữ liệu này được đặt cạnh nhau, doanh nghiệp mới đánh giá đúng sức khỏe tài chính của hoạt động kinh doanh.

 Doanh nghiệp thiếu tiền dù báo cáo doanh thu tăng

Đây là tình trạng khá phổ biến ở doanh nghiệp vật liệu xây dựng. Doanh thu có thể tăng liên tục nhưng tiền mặt lại ngày càng thiếu vì phần lớn hàng bán ra chưa được khách hàng thanh toán.

Ví dụ, doanh nghiệp ghi nhận doanh thu 8 tỷ đồng trong tháng nhưng chỉ thu được 4 tỷ đồng, trong khi phải thanh toán 5 tỷ đồng tiền hàng cho nhà cung cấp. Khi đó, dù báo cáo kinh doanh cho thấy doanh thu tăng, dòng tiền thực tế vẫn bị âm.

Nguyên nhân có thể đến từ việc công nợ khách hàng kéo dài, doanh nghiệp nhập hàng dự trữ quá nhiều, khách thanh toán chậm hơn thời hạn hoặc doanh nghiệp phải trả trước cho nhà cung cấp.

Vì vậy, chủ doanh nghiệp không nên chỉ nhìn doanh thu mà cần theo dõi đồng thời số tiền thực thu, công nợ đến hạn, tiền phải trả nhà cung cấp và giá trị hàng đang nằm trong kho.

 Hóa đơn bán vật liệu phải khớp với hợp đồng, phiếu giao và thực tế giao hàng

Hóa đơn bán hàng không nên tồn tại độc lập với các chứng từ khác của giao dịch.

Đối với doanh nghiệp vật liệu xây dựng, mỗi hóa đơn cần có khả năng đối chiếu với hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, biên bản xác nhận khối lượng hoặc các tài liệu có liên quan.

Nếu thông tin giữa các chứng từ không thống nhất, kế toán sẽ gặp khó khăn khi đối chiếu công nợ, giá vốn và giải trình giao dịch.

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra trước khi lập hóa đơn, đặc biệt với các đơn hàng giá trị lớn hoặc giao nhiều lần.

 Tên hàng hóa

Tên hàng trên hóa đơn cần phản ánh đúng hàng hóa thực tế doanh nghiệp bán.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp giao thép hộp mạ kẽm thì thông tin trên hóa đơn, phiếu giao hàng và đơn đặt hàng cần có sự thống nhất để tránh nhầm với các loại thép hộp khác.

Đối với doanh nghiệp có nhiều mã hàng gần giống nhau, việc ghi tên quá chung chung có thể làm khó cho quá trình đối chiếu.

Kế toán nên sử dụng danh mục tên hàng thống nhất trong phần mềm và hạn chế việc mỗi nhân viên tự nhập tên theo cách riêng.

 Quy cách

Quy cách là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với vật liệu xây dựng.

Cùng là thép nhưng có thể khác đường kính, độ dày, chiều dài hoặc tiêu chuẩn. Cùng là gạch nhưng có thể khác kích thước, màu sắc, mã mẫu hoặc lô sản xuất.

Nếu hóa đơn chỉ ghi tên hàng mà không thể hiện hoặc liên kết được với đúng quy cách giao thực tế thì việc quản lý kho và giá vốn sẽ dễ bị nhầm.

Doanh nghiệp nên xây dựng mã hàng chi tiết đến mức đủ để phân biệt những sản phẩm có giá vốn hoặc đặc tính khác nhau.

 Số lượng

Số lượng trên hóa đơn cần được đối chiếu với số lượng thực tế giao cho khách.

Đối với đơn hàng giao nhiều chuyến, kế toán cần tổng hợp số lượng từng lần để tránh lập hóa đơn vượt quá hoặc thấp hơn khối lượng đã giao.

Ví dụ, hợp đồng là 100 tấn thép nhưng trong kỳ mới giao 60 tấn thì số liệu hóa đơn và chứng từ phải phản ánh đúng phần thực tế phát sinh theo quy định áp dụng.

Sai lệch số lượng không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu mà còn làm sai công nợ và tồn kho.

 Đơn vị tính

Đơn vị tính trên hóa đơn cần thống nhất với cách doanh nghiệp quản lý hàng hóa và chứng từ giao nhận.

Nếu phiếu giao ghi kilogram nhưng hóa đơn ghi tấn thì hệ số quy đổi phải rõ ràng.

Tương tự, gạch có thể giao theo thùng nhưng bán theo mét vuông, xi măng có thể theo bao nhưng hợp đồng tính theo tấn.

Doanh nghiệp cần kiểm soát bảng quy đổi để đảm bảo số lượng giữa các chứng từ có thể đối chiếu được với nhau.

 Đơn giá

Đơn giá bán phải phù hợp với hợp đồng, báo giá, chính sách chiết khấu và thỏa thuận thực tế với khách hàng.

Trong ngành vật liệu xây dựng, giá có thể thay đổi nhanh theo thị trường nên một hợp đồng giao nhiều lần có thể có cơ chế điều chỉnh giá khác nhau.

Kế toán cần biết đơn giá áp dụng cho từng lần giao hàng để tránh sử dụng nhầm bảng giá.

Nếu có chiết khấu, giảm giá hoặc hỗ trợ vận chuyển, các khoản này cũng cần được thể hiện và xử lý nhất quán trong hồ sơ.

 Thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn cần được xác định theo quy định áp dụng đối với giao dịch thực tế.

Doanh nghiệp không nên để tình trạng hàng đã giao nhưng nhiều ngày sau bộ phận kế toán mới nhận được thông tin.

Để kiểm soát tốt, kho hoặc bộ phận giao nhận nên chuyển dữ liệu giao hàng cho kế toán ngay sau khi hoàn thành từng đợt.

Quy trình càng chậm thì nguy cơ hóa đơn, doanh thu, tồn kho và công nợ không đồng bộ càng cao.

 Một hợp đồng có nhiều lần giao hàng cần tổ chức chứng từ theo từng đợt

Trong ngành vật liệu xây dựng, hợp đồng lớn thường không giao toàn bộ hàng trong một lần mà chia thành nhiều chuyến theo tiến độ công trình.

Nếu doanh nghiệp chỉ lưu một bộ hồ sơ chung cho cả hợp đồng thì rất khó kiểm tra sau này.

Tốt nhất, mỗi đợt giao hàng nên có một bộ chứng từ riêng và được đánh số hoặc gắn mã để liên kết với hợp đồng chính.

Nhờ đó, kế toán có thể biết mỗi lần đã giao bao nhiêu, đã lập hóa đơn chưa và khách hàng đã thanh toán đến đâu.

 Lệnh xuất kho

Lệnh xuất kho là căn cứ để bộ phận kho chuẩn bị hàng theo yêu cầu giao.

Thông tin nên thể hiện rõ khách hàng, công trình, mã hàng, số lượng, đơn vị tính và thời gian xuất.

Đối với đơn hàng lớn, lệnh xuất kho còn giúp hạn chế việc kho tự ý xuất số lượng khác với phê duyệt của bộ phận kinh doanh hoặc quản lý.

 Phiếu giao hàng

Phiếu giao hàng là chứng từ rất quan trọng để xác nhận hàng thực tế đã được chuyển cho khách.

Phiếu nên thể hiện ngày giao, phương tiện, người giao, người nhận, loại hàng, số lượng và địa điểm nhận.

Đối với vật liệu giá trị lớn, doanh nghiệp nên lưu đầy đủ chữ ký hoặc xác nhận phù hợp của bên nhận.

Phiếu giao hàng cũng là căn cứ để kế toán đối chiếu với hóa đơn và công nợ.

 Biên bản xác nhận khối lượng

Với những loại vật liệu giao theo trọng lượng, thể tích hoặc khối lượng thực tế, biên bản xác nhận rất cần thiết.

Ví dụ, cát đá có thể xác định theo mét khối, thép theo cân thực tế hoặc vật liệu gia công theo khối lượng hoàn thành.

Biên bản giúp hai bên thống nhất số lượng trước khi lập hóa đơn hoặc đối chiếu thanh toán.

Điều này đặc biệt hữu ích khi số lượng thực tế khác với số lượng dự kiến ban đầu.

 Hóa đơn theo từng lần giao

Khi một hợp đồng được thực hiện qua nhiều đợt, kế toán cần quản lý rõ hóa đơn nào gắn với đợt giao nào.

Không nên để cuối kỳ mới tập hợp tất cả chứng từ rồi cố xác định lại từng phần.

Mỗi hóa đơn nên được liên kết với phiếu giao hoặc biên bản xác nhận tương ứng.

Cách tổ chức này giúp giảm rủi ro lập thiếu, lập trùng hoặc ghi sai số lượng.

 Đối chiếu công nợ cuối kỳ

Cuối tháng hoặc theo kỳ thỏa thuận, doanh nghiệp nên đối chiếu công nợ với khách hàng.

Bảng đối chiếu cần thể hiện số dư đầu kỳ, giá trị hàng đã giao, hóa đơn đã lập, tiền đã nhận và số dư còn phải thu.

Nếu có nhiều công trình thì nên tách chi tiết theo từng công trình.

Việc đối chiếu thường xuyên giúp phát hiện sớm các chênh lệch trước khi số liệu tích lũy quá lớn.

 Hàng bán bị trả lại cần theo dõi cả hàng hóa lẫn doanh thu

Khi khách trả lại vật liệu, doanh nghiệp không thể chỉ xử lý phần doanh thu mà bỏ qua hàng hóa thực tế.

Mỗi trường hợp trả hàng cần xác định rõ hàng có quay lại kho hay không, tình trạng hàng như thế nào, có còn bán được hay phải đưa sang nhóm hàng lỗi.

Đồng thời, kế toán phải xử lý phần hóa đơn, công nợ và giá vốn liên quan.

Nếu chỉ điều chỉnh doanh thu mà không cập nhật kho, số lượng tồn sẽ bị sai.

 Xác định nguyên nhân trả hàng

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định lý do khách trả hàng.

Nguyên nhân có thể là giao sai quy cách, sai màu, dư số lượng, hàng lỗi, hàng vỡ hoặc khách thay đổi nhu cầu.

Mỗi nguyên nhân có thể dẫn đến cách xử lý khác nhau.

Việc ghi rõ lý do cũng giúp doanh nghiệp đánh giá lỗi đến từ kho, vận chuyển, nhân viên bán hàng hay nhà cung cấp.

 Kiểm tra tình trạng hàng nhận lại

Không phải hàng trả về đều có thể nhập lại kho bán bình thường.

Ví dụ, gạch bị vỡ, sơn đã mở nắp, thép bị biến dạng hoặc thiết bị bị trầy xước có thể không còn đạt tiêu chuẩn bán như hàng mới.

Bộ phận kho cần kiểm tra thực tế và xác định tình trạng.

Kế toán không nên tự động đưa toàn bộ số lượng hàng trả về vào tồn kho hàng đạt chuẩn.

 Nhập lại kho nếu đủ điều kiện

Nếu hàng trả lại còn nguyên trạng và đủ điều kiện bán tiếp thì có thể được nhập lại kho theo quy trình của doanh nghiệp.

Phiếu nhập cần ghi rõ đây là hàng khách trả lại để không nhầm với hàng mua mới.

Số lượng nhập lại phải khớp với biên bản trả hàng và hồ sơ liên quan.

Việc này giúp khôi phục đúng tồn kho sau khi giao dịch bán bị điều chỉnh.

 Điều chỉnh hóa đơn

Phần hóa đơn liên quan đến hàng trả lại cần được xử lý theo quy định hiện hành và đúng bản chất giao dịch.

Kế toán phải liên kết hồ sơ xử lý với hóa đơn bán ban đầu.

Không nên chỉ sửa doanh thu trên phần mềm nội bộ mà bỏ qua chứng từ hóa đơn.

Hồ sơ càng đầy đủ thì việc đối chiếu sau này càng thuận lợi.

 Điều chỉnh công nợ

Nếu khách chưa thanh toán, giá trị hàng trả có thể làm giảm số tiền phải thu.

Nếu khách đã thanh toán thì doanh nghiệp cần xác định phương án hoàn tiền hoặc cấn trừ vào giao dịch sau.

Kế toán phải cập nhật công nợ ngay sau khi hoàn thành xử lý trả hàng.

Nếu không, hệ thống có thể vẫn thể hiện khách còn nợ dù giao dịch đã được giảm.

 Theo dõi hàng lỗi riêng khỏi hàng bán bình thường

Hàng trả lại không đạt chất lượng nên được theo dõi ở khu vực hoặc mã trạng thái riêng.

Không nên để hàng lỗi lẫn với hàng đạt chuẩn vì có thể bị xuất bán lại ngoài ý muốn.

Báo cáo tồn kho cũng nên thể hiện riêng số lượng hàng lỗi, hàng chờ xử lý và hàng có thể thanh lý.

Thông tin này giúp chủ doanh nghiệp biết bao nhiêu vốn đang nằm trong hàng không còn khả năng bán bình thường.

 Kho vật liệu lớn cần kiểm kê theo nhóm rủi ro thay vì chỉ kiểm kê cuối năm

Doanh nghiệp có kho vật liệu lớn không nên chờ đến cuối năm mới kiểm kê toàn bộ.

Nếu phát sinh sai lệch từ đầu năm nhưng đến cuối năm mới phát hiện thì rất khó truy lại nguyên nhân.

Hiệu quả hơn là phân nhóm hàng theo mức độ rủi ro và tổ chức kiểm kê luân phiên.

Những nhóm có giá trị lớn, dễ thất thoát hoặc xuất nhập thường xuyên cần được kiểm tra nhiều hơn.

 Nhóm hàng giá trị cao

Các mặt hàng có giá trị tồn kho lớn nên được ưu tiên kiểm kê.

Ví dụ, thép, thiết bị vệ sinh cao cấp, máy móc hoặc vật liệu hoàn thiện có giá trị cao có thể chiếm phần lớn vốn tồn kho.

Chỉ cần sai lệch một tỷ lệ nhỏ cũng có thể tạo ra chênh lệch tiền lớn.

Doanh nghiệp nên xác định danh sách các mã hàng trọng yếu và kiểm kê theo tần suất cao hơn.

 Nhóm hàng dễ thất thoát

Một số vật liệu có nguy cơ mất mát hoặc hao hụt cao hơn.

Ví dụ, phụ kiện nhỏ, thiết bị dễ tháo rời, vật tư có giá trị cao nhưng kích thước nhỏ hoặc phế liệu kim loại.

Những nhóm này nên được bố trí khu vực bảo quản riêng và kiểm kê thường xuyên.

 Nhóm hàng nhiều quy cách

Những sản phẩm có nhiều kích thước hoặc mã gần giống nhau rất dễ bị nhập xuất nhầm.

Ví dụ, thép có nhiều đường kính, gạch có nhiều kích thước và mã màu, thiết bị có nhiều model.

Khi kiểm kê, cần đối chiếu theo đúng mã chứ không chỉ cộng chung số lượng.

Nếu gộp các quy cách khác nhau, tổng số có thể đúng nhưng tồn từng mã lại sai.

 Nhóm hàng chậm luân chuyển

Hàng nằm trong kho lâu cần được kiểm kê cả về số lượng lẫn chất lượng.

Doanh nghiệp nên kiểm tra hàng có bị gỉ, vỡ, xuống cấp, lỗi mẫu hoặc giảm khả năng bán hay không.

Không nên chỉ xác nhận rằng hàng vẫn còn trong kho rồi giữ nguyên toàn bộ giá trị trên báo cáo quản trị.

 Nhóm hàng thường xuyên xuất nhập

Những mã hàng có tần suất giao dịch cao cũng có nguy cơ sai số lớn.

Một mặt hàng xuất nhập hàng chục lần mỗi ngày có thể phát sinh nhiều lỗi ghi nhận nhỏ.

Nếu tích lũy trong thời gian dài, chênh lệch có thể trở nên đáng kể.

Do đó, doanh nghiệp có thể tổ chức kiểm tra nhanh theo tuần hoặc theo tháng cho nhóm này.

 Lập lịch kiểm kê luân phiên

Thay vì đóng kho để kiểm kê toàn bộ một lần, doanh nghiệp có thể xây dựng lịch kiểm kê luân phiên.

Ví dụ, tuần đầu kiểm kê thép, tuần thứ hai kiểm kê gạch, tuần thứ ba kiểm kê thiết bị và tuần thứ tư kiểm tra nhóm hàng rủi ro cao.

Cách làm này giúp việc kiểm kê trở thành hoạt động thường xuyên thay vì công việc chỉ thực hiện cuối năm.

Quan trọng nhất là mọi chênh lệch phải được xác định nguyên nhân trước khi điều chỉnh số liệu.

 Hao hụt vật liệu cần có cơ chế kiểm soát riêng

Hao hụt trong ngành vật liệu xây dựng có thể phát sinh ở nhiều công đoạn như vận chuyển, bốc xếp, lưu kho hoặc gia công.

Tuy nhiên, không phải mọi chênh lệch đều có thể được xem là hao hụt bình thường.

Doanh nghiệp cần phân biệt hao hụt kỹ thuật, hàng hư hỏng, thất thoát do quản lý và sai lệch do ghi nhận kế toán.

Mỗi trường hợp phải có hồ sơ và người chịu trách nhiệm xác nhận.

 Chênh lệch cân thép

Thép thường được quản lý theo trọng lượng nên chênh lệch cân là vấn đề dễ gặp.

Nguyên nhân có thể đến từ trọng lượng lý thuyết khác thực tế, sai số thiết bị cân hoặc phương thức xác định trọng lượng giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp không giống nhau.

Doanh nghiệp cần thống nhất căn cứ tính trọng lượng và lưu phiếu cân khi cần.

Nếu chênh lệch vượt mức bình thường, phải kiểm tra thay vì tự động đưa vào hao hụt.

 Gạch vỡ

Gạch có thể vỡ trong quá trình vận chuyển, bốc xếp hoặc lưu kho.

Kho nên ghi nhận riêng số lượng vỡ và nguyên nhân.

Nếu một chuyến hàng có tỷ lệ vỡ cao bất thường, doanh nghiệp cần xác định trách nhiệm thuộc nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển hay quá trình bốc xếp nội bộ.

Không nên để đến lúc kiểm kê mới cộng toàn bộ phần thiếu thành hao hụt.

 Cát đá hao hụt

Cát đá là vật liệu rời nên việc đo lường có thể phức tạp.

Thể tích có thể bị ảnh hưởng bởi độ ẩm, cách đo, phương tiện vận chuyển hoặc điều kiện lưu kho.

Doanh nghiệp cần quy định rõ phương pháp đo và căn cứ xác nhận khối lượng.

Nếu mua theo một phương pháp nhưng bán theo phương pháp khác thì cần có hệ số hoặc quy trình quy đổi thống nhất.

 Sơn hư hỏng

Sơn và vật liệu hóa chất có thể hư hỏng nếu bảo quản không đúng điều kiện hoặc tồn quá lâu.

Các trường hợp như thùng bị móp, rò rỉ, mở nắp hoặc sản phẩm giảm chất lượng cần được tách khỏi hàng đạt chuẩn.

Kho nên theo dõi hạn sử dụng hoặc thời gian lưu kho để có phương án bán trước các lô cũ.

 Mất mát trong vận chuyển

Vật liệu có thể bị thiếu trong quá trình vận chuyển từ nhà cung cấp về kho hoặc từ kho đến khách hàng.

Mỗi chuyến giao nên có số liệu trước khi đi và xác nhận khi nhận hàng.

Nếu phát hiện thiếu, cần lập biên bản ngay để xác định nguyên nhân.

Không nên để các khoản thiếu trong vận chuyển tồn tại nhiều tháng rồi mới điều chỉnh vào cuối kỳ.

 Hồ sơ xử lý chênh lệch và trách nhiệm liên quan

Khi kiểm kê hoặc giao nhận phát hiện chênh lệch, doanh nghiệp cần lập hồ sơ xử lý.

Hồ sơ có thể gồm biên bản kiểm kê, biên bản xác nhận chênh lệch, giải trình nguyên nhân và quyết định xử lý theo quy trình nội bộ.

Đồng thời cần xác định chênh lệch thuộc hao hụt hợp lý, hàng hư hỏng, lỗi dữ liệu hay trách nhiệm của cá nhân hoặc đơn vị liên quan.

Việc có hồ sơ rõ ràng giúp kế toán xử lý số liệu nhất quán và giúp doanh nghiệp hạn chế việc sử dụng “hao hụt” như một khoản điều chỉnh chung cho mọi sai lệch tồn kho.

 Chi phí vận chuyển có thể quyết định một đơn bán buôn có lãi hay không

Trong kinh doanh vật liệu xây dựng, đặc biệt là bán buôn, biên lợi nhuận của nhiều nhóm hàng không cao. Vì vậy chỉ cần chi phí vận chuyển tăng thêm vài phần trăm cũng có thể làm một đơn hàng từ có lãi thành gần như hòa vốn hoặc thậm chí lỗ.

Một đơn bán buôn thường có giá trị lớn nhưng hàng nặng, cồng kềnh và phải giao xa. Nếu doanh nghiệp chỉ nhìn vào chênh lệch giữa giá mua và giá bán mà không cộng đủ chi phí giao hàng thì kết quả lợi nhuận sẽ bị đánh giá sai.

Doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ chi phí vận chuyển cho từng đơn, từng công trình hoặc từng khách lớn. Khi đó mới biết chính xác mức giá nào có thể bán, khoảng cách nào còn phù hợp để miễn phí giao hàng và trường hợp nào phải thu thêm cước.

 Thuê xe ngoài

Thuê xe ngoài giúp doanh nghiệp không phải đầu tư phương tiện và có thể linh hoạt theo số lượng đơn hàng. Tuy nhiên, chi phí vận chuyển thuê ngoài phải được gắn trực tiếp với đơn hàng tương ứng.

Kế toán nên theo dõi:

Đơn vị vận tải.

Ngày vận chuyển.

Loại xe.

Biển số xe.

Điểm nhận hàng.

Điểm giao.

Khối lượng.

Số chuyến.

Đơn giá.

Tổng cước.

Đơn hàng hoặc công trình liên quan.

Nếu một hóa đơn vận tải bao gồm nhiều chuyến, doanh nghiệp nên yêu cầu hoặc tự lập bảng kê chi tiết để phân bổ đúng.

Không nên đưa toàn bộ cước vận chuyển thuê ngoài vào một tài khoản chi phí chung rồi cuối tháng mới chia ước tính, vì cách này không cho biết khách hàng hoặc công trình nào đang tiêu tốn nhiều chi phí giao hàng.

 Xe doanh nghiệp tự vận chuyển

Khi doanh nghiệp sử dụng xe của mình, chi phí mỗi chuyến không hiển thị rõ như một hóa đơn thuê xe ngoài. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp đánh giá thấp chi phí vận chuyển nội bộ.

Một chuyến xe tự vận chuyển thực tế có thể bao gồm:

Nhiên liệu.

Tiền lương tài xế.

Khấu hao xe.

Chi phí sửa chữa.

Bảo dưỡng.

Bảo hiểm.

Phí đường bộ.

Cầu đường.

Chi phí quản lý đội xe.

Doanh nghiệp cần xây cách tính chi phí nội bộ trên từng chuyến để có thể so sánh với phương án thuê ngoài.

Có những tuyến doanh nghiệp tự chạy sẽ tiết kiệm hơn, nhưng cũng có tuyến ít hàng hoặc quá xa thì thuê đơn vị vận tải có thể hiệu quả hơn.

 Phí cầu đường

Phí cầu đường thường không phải khoản lớn nhất nhưng nếu doanh nghiệp có nhiều chuyến mỗi ngày thì tổng số tiền trong tháng có thể đáng kể.

Kế toán nên theo dõi phí này theo:

Biển số xe.

Ngày đi.

Tuyến đường.

Chuyến hàng.

Khách hàng.

Công trình.

Đặc biệt nếu doanh nghiệp sử dụng tài khoản thu phí tự động, cần định kỳ đối chiếu lịch sử giao dịch với nhật ký xe để phát hiện các chuyến không liên quan đến hoạt động kinh doanh hoặc chi phí bị ghi nhận sai.

 Chi phí bốc xếp

Chi phí bốc xếp có thể phát sinh ở nhiều điểm khác nhau.

Bốc hàng tại kho.

Bốc hàng lên xe.

Bốc xuống tại công trình.

Sang xe.

Nâng hạ bằng xe cẩu.

Bốc lại do khách yêu cầu đổi vị trí.

Doanh nghiệp cần xác định khoản nào đã nằm trong giá bán và khoản nào khách phải thanh toán riêng.

Nếu báo giá ghi giao tận nơi nhưng thực tế phải thuê thêm nhân công bốc xếp, khoản chi đó phải được đưa vào hiệu quả đơn hàng.

Một đơn có lãi gộp 10 triệu đồng nhưng phải phát sinh thêm 6 triệu đồng bốc xếp sẽ có kết quả hoàn toàn khác so với số liệu ban đầu.

 Chi phí chờ tại công trình

Đây là khoản rất dễ bị bỏ sót.

Xe có thể đến công trình nhưng phải chờ vì:

Công trình chưa chuẩn bị chỗ nhận.

Không có người ký nhận.

Đường vào bị chặn.

Cẩu chưa sẵn sàng.

Khách thay đổi lịch giao.

Phải xếp hàng chờ vào công trường.

Thời gian chờ làm giảm số chuyến xe có thể thực hiện trong ngày và có thể phát sinh thêm tiền tài xế, nhiên liệu, phí lưu xe hoặc chi phí thuê xe.

Doanh nghiệp nên theo dõi thời gian chờ của từng chuyến và quy định rõ trong hợp đồng trường hợp nào khách phải chịu thêm phí.

 Phân bổ chi phí cho từng đơn hàng

Mục tiêu cuối cùng là đưa được chi phí vận chuyển về từng đơn.

Ví dụ:

Doanh thu đơn hàng: 500 triệu đồng.

Lãi gộp trước vận chuyển: 35 triệu đồng.

Thuê xe: 12 triệu đồng.

Bốc xếp: 3 triệu đồng.

Cầu đường: 1 triệu đồng.

Chi phí chờ: 2 triệu đồng.

Lợi nhuận còn lại trước các chi phí khác chỉ còn 17 triệu đồng.

Nếu một chuyến xe giao nhiều đơn, doanh nghiệp có thể phân bổ theo:

Khối lượng.

Khoảng cách.

Thể tích.

Số điểm giao.

Giá trị đơn.

Hoặc tiêu thức kết hợp.

Quan trọng là cách phân bổ phải nhất quán và phản ánh tương đối đúng mức sử dụng nguồn lực của từng đơn hàng.

 Kế toán xe vận chuyển nội bộ cần tách khỏi kế toán hàng hóa

Đội xe nội bộ là một trung tâm chi phí riêng và nên được theo dõi tách biệt với hàng hóa. Nếu toàn bộ chi phí xe được đưa chung vào chi phí bán hàng mà không phân tích thêm, doanh nghiệp sẽ không biết đội xe đang hoạt động hiệu quả hay đang làm tăng chi phí quá mức.

Kế toán nên mở dữ liệu riêng cho từng phương tiện và từng chuyến.

Mỗi xe cần có mã quản lý, biển số, loại xe, tải trọng, ngày đưa vào sử dụng và lịch sử chi phí.

 Nhiên liệu

Nhiên liệu phải được quản lý theo từng xe.

Các thông tin cần theo dõi:

Ngày đổ.

Số lít.

Đơn giá.

Số tiền.

Số km hiện tại.

Tài xế.

Tuyến hoạt động.

Số chuyến trong ngày.

Doanh nghiệp có thể xây định mức tiêu hao theo loại xe và tải trọng để so sánh với thực tế.

Nếu một xe liên tục tiêu hao nhiên liệu cao hơn định mức, cần kiểm tra nguyên nhân do:

Đường đi.

Tải trọng.

Tình trạng xe.

Cách vận hành.

Hoặc thất thoát nhiên liệu.

 Lương lái xe

Lương tài xế là một phần của chi phí vận chuyển và nên được theo dõi riêng khỏi chi phí nhân viên văn phòng.

Cơ cấu có thể gồm:

Lương cơ bản.

Tiền chuyến.

Phụ cấp.

Tăng ca.

Tiền lưu đêm.

Thưởng.

Các khoản lao động khác.

Nếu tiền chuyến chiếm tỷ trọng lớn, dữ liệu bảng lương nên liên kết được với nhật ký giao hàng để tránh tính thiếu hoặc tính trùng.

 Sửa chữa và bảo dưỡng

Mỗi xe cần có hồ sơ riêng về sửa chữa và bảo dưỡng.

Các khoản nên theo dõi gồm:

Thay dầu.

Thay lốp.

Sửa động cơ.

Sửa hệ thống phanh.

Ắc quy.

Điện xe.

Thùng xe.

Cẩu hoặc thiết bị nâng gắn trên xe.

Chi phí cứu hộ.

Nếu một phương tiện phát sinh sửa chữa liên tục, doanh nghiệp có thể so sánh tổng chi phí vận hành với giá trị còn lại để quyết định sửa tiếp hay thay xe.

 Khấu hao phương tiện

Khấu hao giúp phản ánh chi phí sử dụng xe theo thời gian.

Ngoài việc hạch toán theo quy định kế toán, doanh nghiệp nên sử dụng dữ liệu khấu hao để phân tích hiệu quả quản trị.

Ví dụ một xe có chi phí khấu hao quản trị 25 triệu đồng/tháng và thực hiện 50 chuyến thì phần khấu hao bình quân có thể được xem xét ở mức khoảng 500.000 đồng/chuyến trước khi điều chỉnh theo quãng đường hoặc tải trọng.

Đây là khoản nhiều chủ doanh nghiệp bỏ qua khi so sánh tự vận chuyển với thuê xe ngoài.

 Bảo hiểm và phí đường bộ

Xe doanh nghiệp còn phát sinh các khoản định kỳ như:

Bảo hiểm bắt buộc.

Bảo hiểm vật chất xe, nếu có.

Phí sử dụng đường bộ.

Đăng kiểm.

Các khoản pháp lý và duy trì phương tiện khác.

Những chi phí này thường được thanh toán một lần cho nhiều tháng nhưng khi phân tích quản trị nên được phân bổ theo thời gian để phản ánh đúng chi phí vận hành từng tháng.

 Theo dõi chi phí trên từng chuyến hàng

Mỗi chuyến nên có một mã chuyến riêng.

Thông tin tối thiểu gồm:

Ngày chạy.

Xe.

Tài xế.

Khách hàng.

Công trình.

Đơn hàng.

Điểm đi.

Điểm đến.

Số km.

Khối lượng.

Nhiên liệu.

Cầu đường.

Bốc xếp.

Chi phí khác.

Tổng chi phí.

Sau đó doanh nghiệp có thể tính:

Chi phí/chuyến.

Chi phí/km.

Chi phí/tấn.

Chi phí/doanh thu giao hàng.

Những chỉ số này giúp đánh giá xe nào, tuyến nào và khách nào đang sử dụng nguồn lực vận chuyển hiệu quả nhất.

 Bán buôn nhiều thương hiệu cần phân tích lợi nhuận theo từng nhà cung cấp

Một doanh nghiệp vật liệu có thể cùng lúc phân phối thép, gạch, xi măng hoặc thiết bị của nhiều thương hiệu. Nếu chỉ theo dõi tổng doanh thu theo nhóm hàng thì rất khó biết nhà cung cấp nào thực sự mang lại hiệu quả tốt nhất.

Hai thương hiệu cùng bán một sản phẩm tương tự nhưng có thể khác nhau về giá nhập, chiết khấu, hỗ trợ bán hàng, tốc độ tiêu thụ, tỷ lệ đổi trả và thời hạn công nợ.

Doanh nghiệp nên lập báo cáo lợi nhuận theo từng nhà cung cấp để quyết định nên tập trung nhập hàng từ đâu.

 Giá nhập

Giá nhập là yếu tố đầu tiên nhưng không phải yếu tố duy nhất.

Kế toán cần so sánh giá thực tế sau khi tính:

Giá niêm yết.

Chiết khấu ngay trên đơn.

Chi phí vận chuyển.

Các khoản phụ phí.

Hỗ trợ.

Thưởng.

Ví dụ nhà cung cấp A báo giá thấp hơn nhà cung cấp B 2%, nhưng A yêu cầu doanh nghiệp tự chịu toàn bộ vận chuyển trong khi B giao tận kho. Nếu không tính đủ, doanh nghiệp có thể hiểu sai nhà cung cấp nào rẻ hơn.

 Chiết khấu

Nhà cung cấp vật liệu thường áp dụng nhiều tầng chiết khấu.

Có thể gồm:

Chiết khấu theo đơn.

Theo sản lượng.

Theo doanh số tháng.

Theo cấp đại lý.

Theo khu vực.

Theo chiến dịch bán hàng.

Kế toán cần theo dõi khoản chiết khấu thực tế nhận được và phân bổ hợp lý để xác định đúng giá vốn kinh tế của hàng.

 Thưởng doanh số

Một số nhà cung cấp trả thưởng nếu đại lý đạt doanh số theo quý hoặc năm.

Khoản thưởng này có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu quả cuối cùng của thương hiệu.

Ví dụ:

Thương hiệu A có lãi gộp trực tiếp 8%.

Thương hiệu B chỉ 7% nhưng cuối năm có thưởng thêm 3% nếu đạt doanh số.

Nếu doanh nghiệp đạt điều kiện thưởng, hiệu quả của B có thể cao hơn A.

Kế toán quản trị nên theo dõi tiến độ đạt thưởng trong năm thay vì chờ đến cuối kỳ mới tính.

 Tốc độ quay vòng hàng

Một thương hiệu có biên lợi nhuận cao nhưng bán rất chậm có thể làm vốn bị giữ lâu.

Ngược lại, hàng của nhà cung cấp khác có biên thấp hơn nhưng quay vòng nhanh có thể tạo hiệu quả tốt hơn trên cùng số vốn.

Doanh nghiệp nên theo dõi:

Số ngày tồn bình quân.

Số vòng quay.

Tỷ lệ hàng trên 90 ngày.

Tỷ lệ hàng trên 180 ngày.

Doanh số trên giá trị tồn kho.

Nhờ đó việc lựa chọn nhà cung cấp không chỉ dựa vào giá nhập.

 Tỷ lệ hàng đổi trả

Một thương hiệu có tỷ lệ lỗi hoặc đổi trả cao sẽ tạo nhiều chi phí ẩn.

Có thể phát sinh:

Vận chuyển trả hàng.

Nhân công.

Kho chứa hàng lỗi.

Thời gian xử lý.

Chậm giao khách.

Mất uy tín.

Chi phí đổi hàng.

Doanh nghiệp nên ghi nhận tỷ lệ đổi trả theo từng nhà cung cấp để đánh giá chất lượng hợp tác.

 Công nợ phải trả cho từng nhà cung cấp

Điều kiện công nợ của nhà cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền.

Một nhà cung cấp cho nợ 45 ngày có thể tạo lợi thế lớn so với đơn vị yêu cầu thanh toán ngay.

Kế toán cần theo dõi:

Hạn mức mua chịu.

Số dư.

Ngày đến hạn.

Hóa đơn chưa thanh toán.

Khoản ứng trước.

Chiết khấu thanh toán.

Đơn hàng đang về.

Từ đó doanh nghiệp có thể đánh giá không chỉ giá hàng mà cả giá trị của điều kiện tín dụng thương mại.

 Công nợ phải trả cũng cần được quản trị như công nợ phải thu

Doanh nghiệp thường dành nhiều sự chú ý cho tiền khách hàng còn nợ nhưng công nợ với nhà cung cấp cũng quan trọng không kém.

Nếu quản lý tốt khoản phải trả, doanh nghiệp có thể sử dụng vốn hiệu quả hơn, tránh thanh toán quá sớm nhưng vẫn giữ uy tín với nhà cung cấp.

Ngược lại, nếu để quá hạn thường xuyên, doanh nghiệp có thể bị giảm hạn mức, mất chiết khấu hoặc phải mua với điều kiện bất lợi hơn.

 Hạn thanh toán với nhà cung cấp

Mỗi nhà cung cấp có thể có điều kiện khác nhau.

Thanh toán ngay.

7 ngày.

15 ngày.

30 ngày.

45 ngày.

60 ngày.

Kế toán cần lưu ngày đến hạn theo từng hóa đơn hoặc từng lô.

Không nên chỉ nhìn tổng số dư phải trả.

Ví dụ doanh nghiệp nợ nhà cung cấp 2 tỷ đồng nhưng 1,5 tỷ chưa đến hạn và chỉ 500 triệu phải trả trong tuần. Thông tin này hữu ích hơn nhiều so với một con số tổng 2 tỷ đồng.

 Chiết khấu thanh toán sớm

Một số nhà cung cấp có chính sách giảm giá nếu doanh nghiệp trả tiền trước hạn.

Ví dụ:

Thanh toán trong 7 ngày được giảm 1%.

Thanh toán đúng hạn 30 ngày không được giảm.

Khi đó doanh nghiệp cần so sánh lợi ích của việc trả sớm với nhu cầu giữ tiền mặt.

Nếu doanh nghiệp đang dư tiền, chiết khấu 1% trong thời gian ngắn có thể đáng cân nhắc.

Nếu dòng tiền đang căng, giữ tiền để vận hành có thể quan trọng hơn.

Kế toán nên cung cấp thông tin để ban giám đốc quyết định thay vì thanh toán theo thói quen.

 Hàng đã nhận nhưng chưa có hóa đơn

Trong thực tế, hàng có thể đã về kho nhưng hóa đơn từ nhà cung cấp chưa đến hoặc chưa được lập tại thời điểm kế toán kiểm tra.

Nếu không theo dõi riêng, doanh nghiệp có thể:

Thiếu công nợ.

Thiếu giá trị hàng.

Tính sai giá vốn.

Đánh giá sai dòng tiền sắp phải trả.

Vì vậy cần có danh sách:

Hàng đã nhận.

Nhà cung cấp.

Ngày nhận.

Số lượng.

Giá trị tạm tính.

Hóa đơn đã nhận hay chưa.

Thời điểm dự kiến có hóa đơn.

Khi nhận hóa đơn, kế toán đối chiếu lại giá và số lượng để hoàn thiện dữ liệu.

 Công nợ theo từng lô hàng

Với nhà cung cấp lớn, không nên chỉ quản lý một số dư tổng.

Mỗi lô nên có khả năng truy lại:

Ngày nhập.

Số đơn hàng.

Số hóa đơn.

Số tiền.

Hạn thanh toán.

Số đã trả.

Số còn lại.

Chiết khấu.

Hàng trả.

Bù trừ.

Điều này đặc biệt hữu ích khi hai bên đối chiếu công nợ hoặc phát sinh tranh chấp về một hóa đơn cụ thể.

 Lập kế hoạch dòng tiền trả nợ

Kế toán nên lập lịch trả nhà cung cấp theo tuần và tháng.

Ví dụ:

Tuần 1 phải trả: 800 triệu đồng.

Tuần 2: 1,2 tỷ đồng.

Tuần 3: 500 triệu đồng.

Tuần 4: 1 tỷ đồng.

Sau đó đối chiếu với:

Tiền mặt hiện có.

Công nợ khách dự kiến thu.

Doanh số tiền mặt dự kiến.

Tiền lương.

Thuế.

Khoản vay.

Các khoản chi lớn khác.

Nếu tuần 2 dự kiến thu khách 700 triệu nhưng phải trả nhà cung cấp 1,2 tỷ đồng, doanh nghiệp biết trước khoảng thiếu hụt để chủ động thu nợ, giãn lịch nhập hoặc thương lượng điều kiện thanh toán.

Quản trị công nợ phải trả tốt không có nghĩa là kéo dài thanh toán càng lâu càng tốt. Mục tiêu là sử dụng đúng thời hạn tín dụng được nhà cung cấp cho phép, giữ uy tín thanh toán và đồng thời bảo đảm doanh nghiệp không rơi vào tình trạng thiếu tiền đột ngột chỉ vì nhiều khoản nợ cùng đến hạn trong một thời điểm.

##  Hàng tồn kho chậm luân chuyển là phần lợi nhuận bị “đóng băng”

Trong doanh nghiệp vật liệu xây dựng, hàng tồn kho không chỉ là tài sản đang chờ bán mà còn là một phần vốn bị giữ lại trong kho. Khi hàng quay vòng chậm, doanh nghiệp phải tiếp tục chịu chi phí lưu kho, bảo quản, hao hụt và rủi ro giảm giá trong khi tiền chưa thể quay về để nhập lô hàng mới hoặc thanh toán công nợ.

Một doanh nghiệp có thể báo cáo tồn kho hàng chục tỷ đồng nhưng vẫn thiếu tiền mặt nếu phần lớn giá trị nằm ở những mặt hàng bán rất chậm. Vì vậy kế toán quản trị không nên chỉ báo cáo “tồn kho còn bao nhiêu” mà cần trả lời thêm “hàng nào đang nằm quá lâu và khả năng thu hồi vốn ra sao”.

###  Hàng nhập theo dự báo sai

Một trong những nguyên nhân phổ biến của tồn kho chậm luân chuyển là doanh nghiệp dự báo nhu cầu cao hơn thị trường thực tế.

Ví dụ, bộ phận kinh doanh dự đoán một mẫu gạch sẽ bán mạnh nên nhập số lượng lớn, nhưng sau đó nhu cầu của khách hàng thấp hơn dự kiến. Hàng vẫn nằm trong kho trong khi doanh nghiệp phải tiếp tục thanh toán cho nhà cung cấp.

Rủi ro càng cao với những sản phẩm có nhiều mẫu mã, màu sắc và quy cách.

Doanh nghiệp nên kết hợp dữ liệu bán hàng quá khứ, đơn đặt hàng hiện có, xu hướng thị trường và mức tồn an toàn trước khi quyết định nhập số lượng lớn.

###  Quy cách không còn được khách hàng ưa chuộng

Vật liệu hoàn thiện như gạch, thiết bị vệ sinh, sơn hoặc sản phẩm trang trí chịu ảnh hưởng khá lớn bởi xu hướng thị trường.

Một mẫu bán tốt trong năm trước chưa chắc còn được khách hàng lựa chọn trong năm sau.

Nếu doanh nghiệp nhập số lượng lớn nhưng thị hiếu thay đổi, hàng có thể vẫn còn nguyên giá trị trên sổ nhưng khả năng bán thực tế đã giảm đáng kể.

Kế toán nên phối hợp với kinh doanh để nhận diện sớm các mã hàng đang giảm tốc độ bán và đưa vào nhóm cần theo dõi đặc biệt.

###  Giá thị trường giảm

Một số vật liệu như thép có thể biến động giá tương đối mạnh.

Doanh nghiệp nhập hàng khi giá cao nhưng sau đó thị trường giảm có thể rơi vào tình huống giá bán mới thấp hơn mức kỳ vọng ban đầu.

Nếu tiếp tục giữ hàng với hy vọng giá hồi phục, doanh nghiệp phải cân nhắc chi phí vốn và rủi ro thị trường.

Báo cáo quản trị nên thể hiện giá vốn hiện tại, giá bán thị trường và thời gian hàng đã nằm trong kho để người quản lý có cơ sở quyết định giữ hay bán.

###  Hàng tồn quá lâu

Cùng một giá trị tồn kho nhưng hàng nằm 20 ngày và hàng nằm 300 ngày có mức độ rủi ro hoàn toàn khác nhau.

Doanh nghiệp nên phân nhóm tồn kho theo tuổi hàng, chẳng hạn dưới 30 ngày, 30–90 ngày, 90–180 ngày, 180–365 ngày và trên một năm.

Những mặt hàng tồn quá lâu cần được rà soát riêng.

Ngoài nguy cơ giảm giá, hàng lưu kho dài ngày còn có thể bị hư hỏng, gỉ sét, lỗi mẫu, vỡ bao bì hoặc mất khả năng bán theo giá thông thường.

###  Lập báo cáo vòng quay tồn kho

Báo cáo vòng quay tồn kho giúp doanh nghiệp biết vốn đang quay nhanh hay chậm.

Không nên chỉ tính một chỉ số chung cho toàn bộ doanh nghiệp. Tốt hơn hết nên phân tích theo từng nhóm như sắt thép, xi măng, gạch, thiết bị vệ sinh và vật liệu hoàn thiện.

Một nhóm hàng có doanh thu lớn nhưng phải giữ tồn kho rất cao chưa chắc hiệu quả bằng nhóm doanh thu thấp hơn nhưng quay vòng nhanh.

Báo cáo nên kết hợp ít nhất giá trị tồn kho, doanh số, giá vốn, tuổi tồn và số ngày tồn bình quân.

###  Chính sách xử lý hàng chậm bán

Khi đã xác định hàng chậm luân chuyển, doanh nghiệp cần có phương án xử lý thay vì tiếp tục để hàng nằm trong kho.

Có thể áp dụng giảm giá, bán theo lô, ghép vào chương trình khuyến mại, chuyển sang chi nhánh có nhu cầu cao hơn hoặc thanh lý với mức giá phù hợp.

Đối với hàng lỗi mẫu hoặc chất lượng giảm, cần đánh giá lại khả năng bán thực tế.

Mục tiêu không phải lúc nào cũng là giữ được mức lợi nhuận ban đầu mà đôi khi là thu hồi vốn càng sớm càng tốt để tái đầu tư vào những mặt hàng có tốc độ quay vòng cao hơn.

##  Kế toán quản trị nên cho biết mặt hàng nào thực sự đáng bán

Doanh thu cao chưa chắc đồng nghĩa với hiệu quả cao.

Một sản phẩm có thể bán rất nhiều nhưng biên lợi nhuận thấp, chi phí giao hàng lớn, khách hàng thanh toán chậm và tỷ lệ trả hàng cao. Ngược lại, một nhóm sản phẩm doanh thu không quá lớn nhưng lợi nhuận tốt và thu tiền nhanh có thể đóng góp nhiều hơn vào dòng tiền.

Kế toán quản trị vì vậy cần đi xa hơn báo cáo doanh thu đơn thuần.

###  Doanh thu theo nhóm hàng

Doanh nghiệp nên tách doanh thu theo các nhóm sản phẩm chính.

Ví dụ:

* Sắt thép;

* Xi măng;

* Cát đá;

* Gạch;

* Sơn;

* Thiết bị vệ sinh;

* Vật liệu hoàn thiện.

Việc tách nhóm giúp người quản lý biết phần lớn doanh thu đang đến từ đâu và cơ cấu bán hàng thay đổi như thế nào qua từng kỳ.

###  Lợi nhuận gộp theo sản phẩm

Hai sản phẩm cùng tạo ra 1 tỷ đồng doanh thu nhưng có thể mang lại mức lợi nhuận rất khác nhau.

Nếu sản phẩm A có lợi nhuận gộp 15% còn sản phẩm B chỉ 4%, doanh thu giống nhau nhưng giá trị kinh tế tạo ra không giống nhau.

Kế toán nên tính biên lợi nhuận gộp theo từng nhóm hàng hoặc từng sản phẩm quan trọng.

Nhờ đó doanh nghiệp có thể điều chỉnh chính sách giá, chiết khấu và cơ cấu sản phẩm.

###  Chi phí giao hàng

Vật liệu xây dựng thường có chi phí vận chuyển rất lớn.

Một đơn hàng tưởng có lợi nhuận nhưng nếu phải thuê xe riêng, giao xa hoặc giao nhiều chuyến thì chi phí logistics có thể làm giảm gần hết biên lợi nhuận.

Doanh nghiệp nên cố gắng xác định chi phí giao hàng theo khách hàng, khu vực hoặc đơn hàng lớn.

Khi đó mới biết sản phẩm thực sự tạo lợi nhuận sau khi được giao đến khách.

###  Chi phí công nợ

Bán chịu cũng có chi phí.

Nếu khách thanh toán sau 90 hoặc 120 ngày, doanh nghiệp phải dùng vốn của mình hoặc vốn vay để tài trợ cho khoản công nợ đó.

Do đó hai khách hàng mua cùng một sản phẩm với cùng giá bán nhưng khách thanh toán ngay sẽ có hiệu quả cao hơn khách thường xuyên trả chậm.

Báo cáo quản trị nên xem thời gian thu tiền là một yếu tố khi đánh giá hiệu quả khách hàng và sản phẩm.

###  Tốc độ quay vòng

Sản phẩm có lợi nhuận cao nhưng mỗi năm chỉ bán được vài lần chưa chắc tốt hơn sản phẩm có biên lợi nhuận thấp hơn nhưng quay vòng rất nhanh.

Ví dụ một loại vật liệu chỉ lãi 5% nhưng quay vốn nhiều lần trong năm có thể tạo ra hiệu quả tổng thể tốt.

Vì vậy doanh nghiệp nên đánh giá đồng thời biên lợi nhuận và tốc độ quay vòng vốn.

###  Lợi nhuận cuối cùng sau toàn bộ chi phí

Chỉ tiêu quan trọng cuối cùng là lợi nhuận còn lại sau khi tính đến toàn bộ chi phí liên quan.

Ngoài giá vốn, cần xem xét vận chuyển, bốc xếp, chiết khấu, hoa hồng, chi phí tài chính, hàng trả lại và các khoản hỗ trợ khách hàng.

Khi có dữ liệu này, doanh nghiệp sẽ biết mặt hàng nào nên tiếp tục đẩy mạnh, mặt hàng nào cần tăng giá và mặt hàng nào nên giảm tồn hoặc ngừng kinh doanh.

##  Báo cáo doanh thu nên được tách theo nhóm khách hàng

Không phải mọi khách hàng đều có đặc điểm mua hàng giống nhau.

Đại lý quan tâm đến mức chiết khấu, nhà thầu quan tâm đến tiến độ giao hàng và công nợ, chủ đầu tư có thể yêu cầu hồ sơ chặt chẽ, còn khách bán lẻ thường thanh toán ngay.

Nếu chỉ nhìn tổng doanh thu, doanh nghiệp sẽ khó đánh giá nhóm khách nào thực sự mang lại hiệu quả tốt nhất.

###  Đại lý

Đại lý thường mua đều và có sản lượng tương đối lớn.

Đổi lại, doanh nghiệp có thể phải áp dụng chiết khấu theo doanh số, thưởng cuối kỳ hoặc hỗ trợ vận chuyển.

Báo cáo doanh thu đại lý nên đi cùng số liệu về chiết khấu và công nợ để xác định lợi nhuận thực tế.

###  Nhà thầu

Nhà thầu thường mua vật liệu theo từng công trình và có nhu cầu giao hàng theo tiến độ.

Doanh thu có thể lớn nhưng thời gian thanh toán cũng dài.

Kế toán nên theo dõi riêng doanh thu, công nợ và tuổi nợ của nhóm khách này.

Nếu không kiểm soát tốt, tăng doanh thu nhà thầu có thể đồng thời làm tăng mạnh số tiền phải thu.

###  Chủ đầu tư

Giao dịch trực tiếp với chủ đầu tư thường có giá trị lớn và yêu cầu hồ sơ thanh toán tương đối chặt chẽ.

Doanh nghiệp cần theo dõi hợp đồng, tiến độ giao hàng, biên bản nghiệm thu hoặc giao nhận và từng lần thanh toán.

Báo cáo nên cho biết giá trị đã giao, đã lập hóa đơn, đã thu tiền và số còn phải thu.

###  Công ty xây dựng

Công ty xây dựng có thể mua nhiều nhóm vật liệu cùng lúc và triển khai nhiều công trình.

Vì vậy một khách hàng có thể có hàng chục đơn hàng đang mở.

Kế toán nên tách công nợ theo từng công trình thay vì chỉ nhìn số tổng theo tên doanh nghiệp.

Cách này giúp bộ phận kinh doanh và kế toán thu hồi nợ chính xác hơn.

###  Cửa hàng bán lẻ mua lại

Nhóm cửa hàng mua lại thường có đơn hàng nhỏ hơn đại lý lớn nhưng tần suất có thể cao.

Doanh nghiệp cần theo dõi lịch sử mua hàng, mức chiết khấu và tốc độ thanh toán.

Những khách mua đều, trả tiền nhanh có thể mang lại giá trị tốt dù doanh số từng đơn không lớn.

###  Khách hàng dự án lớn

Các dự án lớn có thể tạo doanh thu đột biến nhưng đi kèm nhiều rủi ro.

Doanh nghiệp có thể phải giữ hàng, giao nhiều đợt, cho nợ dài hoặc cam kết giá trong một khoảng thời gian.

Kế toán quản trị cần theo dõi lợi nhuận và dòng tiền riêng cho từng dự án lớn thay vì gộp chung vào doanh thu toàn công ty.

##  Đừng để nhân viên kinh doanh chỉ được đánh giá bằng doanh số

Nếu nhân viên chỉ được thưởng theo doanh số, họ sẽ có động lực bán càng nhiều càng tốt, kể cả khi phải giảm giá mạnh hoặc cho khách nợ dài.

Điều này có thể làm doanh thu tăng nhưng lợi nhuận và dòng tiền lại xấu đi.

Hệ thống đánh giá nhân viên kinh doanh nên kết hợp nhiều chỉ tiêu để cân bằng giữa bán hàng và chất lượng doanh thu.

###  Doanh số bán ra

Doanh số vẫn là chỉ tiêu quan trọng vì phản ánh khả năng tìm kiếm và duy trì khách hàng.

Tuy nhiên không nên sử dụng doanh số như tiêu chí duy nhất.

Doanh nghiệp có thể đặt mục tiêu theo tháng, quý hoặc nhóm sản phẩm để phù hợp với chiến lược kinh doanh.

###  Biên lợi nhuận

Nhân viên có doanh số cao nhưng thường xuyên bán dưới mức giá mục tiêu có thể không tạo ra nhiều lợi nhuận.

Do đó nên bổ sung chỉ tiêu về biên lợi nhuận.

Những đơn hàng có mức giảm giá vượt ngưỡng nhất định nên cần cấp quản lý phê duyệt.

Cách này giúp ngăn tình trạng chạy doanh số bằng mọi giá.

###  Công nợ phát sinh

Doanh thu bán chịu càng lớn thì số tiền doanh nghiệp phải tài trợ cho khách càng nhiều.

Khi đánh giá nhân viên, có thể xem xét tổng dư nợ của nhóm khách do nhân viên quản lý.

Nhân viên không nên tiếp tục được ghi nhận thành tích đầy đủ nếu phần lớn doanh số mới tạo ra đang chuyển thành nợ quá hạn.

###  Tỷ lệ thu hồi tiền

Một chỉ tiêu quan trọng khác là tỷ lệ doanh thu đã thu được tiền.

Ví dụ hai nhân viên cùng bán được 2 tỷ đồng nhưng một người thu về 1,9 tỷ đồng còn người kia mới thu 1,2 tỷ đồng thì chất lượng doanh số khác nhau rất lớn.

Gắn một phần hoa hồng với tiền thực thu có thể giúp nhân viên kinh doanh chú trọng hơn đến việc lựa chọn khách hàng và hỗ trợ thu hồi công nợ.

###  Hàng trả lại

Tỷ lệ hàng trả lại cũng phản ánh chất lượng bán hàng.

Nếu nhân viên thường xuyên ghi sai quy cách, tư vấn không đúng nhu cầu hoặc chạy đơn khi khách chưa xác nhận rõ, tỷ lệ đổi trả có thể tăng.

Doanh nghiệp nên theo dõi số đơn trả lại, nguyên nhân và giá trị hàng bị trả theo từng nhân viên.

###  Chất lượng khách hàng mang về

Không phải khách hàng mới nào cũng có giá trị giống nhau.

Một khách đặt hàng đều, thanh toán đúng hạn và ít khiếu nại có giá trị cao hơn khách chỉ đặt một đơn lớn nhưng sau đó nợ kéo dài.

Vì vậy đánh giá nhân viên kinh doanh nên xem thêm khả năng tạo ra khách hàng bền vững, không chỉ số lượng khách mới.

##  Tiền mặt và ngân hàng phải được đối chiếu với bán hàng mỗi ngày hoặc mỗi tuần

Đối chiếu dòng tiền là một trong những công việc quan trọng nhất của kế toán vật liệu xây dựng.

Doanh nghiệp có nhiều hình thức thu tiền như chuyển khoản, tiền mặt, đặt cọc, thu qua tài xế hoặc thanh toán nhiều lần. Nếu không đối chiếu định kỳ, một khoản tiền về rất dễ bị ghi nhầm khách hoặc treo không rõ nội dung.

Với doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn, nên đối chiếu hàng ngày. Doanh nghiệp nhỏ hơn có thể thực hiện ít nhất mỗi tuần.

###  Tiền khách chuyển khoản

Mỗi khoản khách chuyển vào tài khoản cần được xác định đúng đối tượng và nội dung thanh toán.

Kế toán nên đối chiếu với đơn hàng, hóa đơn hoặc công nợ tương ứng.

Không nên chỉ nhìn tên người chuyển vì người chuyển tiền có thể không trùng với tên doanh nghiệp mua hàng.

###  Tiền đặt cọc

Khách có thể đặt cọc trước khi doanh nghiệp nhập hoặc giao vật liệu.

Khoản này cần được theo dõi riêng để tránh nhầm thành tiền thanh toán cho một giao dịch đã hoàn thành.

Khi giao hàng, kế toán phải bù trừ khoản đặt cọc với nghĩa vụ thanh toán tương ứng.

Đặc biệt với các đơn hàng lớn, cần theo dõi số tiền đặt cọc còn lại theo từng hợp đồng hoặc công trình.

###  Tiền thanh toán theo nhiều đợt

Nhà thầu thường không thanh toán toàn bộ một lần.

Một hóa đơn hoặc một hợp đồng có thể được trả thành nhiều đợt.

Kế toán cần xác định mỗi lần tiền về được phân bổ cho khoản công nợ nào.

Nếu chỉ giảm tổng dư nợ mà không theo dõi chi tiết, sau một thời gian sẽ rất khó biết hóa đơn nào còn chưa thanh toán.

###  Thu hộ từ tài xế hoặc nhân viên kinh doanh

Một số doanh nghiệp cho phép tài xế hoặc nhân viên kinh doanh thu tiền khi giao hàng.

Đây là khu vực có rủi ro cao nếu không có quy trình bàn giao.

Cần có phiếu thu, xác nhận của khách và thời hạn cụ thể để người thu hộ nộp lại tiền.

Kế toán nên đối chiếu số tiền tài xế hoặc nhân viên đã thu với danh sách đơn hàng và số tiền thực tế đã nộp về công ty.

###  Tiền hoàn trả

Doanh nghiệp có thể phải hoàn lại tiền cho khách do trả hàng, giao thiếu, hủy đơn hoặc thu thừa.

Mỗi khoản hoàn tiền cần liên kết với giao dịch ban đầu.

Không nên chỉ ghi nhận một khoản chi ngân hàng chung chung vì sau này rất khó giải thích.

Hồ sơ nên thể hiện nguyên nhân hoàn, số tiền và người phê duyệt.

###  Khoản thu không xác định được nội dung

Sao kê ngân hàng đôi khi xuất hiện khoản tiền vào nhưng nội dung chuyển khoản không rõ ràng.

Kế toán không nên để các khoản này treo quá lâu.

Cần phối hợp với bộ phận bán hàng để xác định người chuyển, khách hàng liên quan và mục đích thanh toán.

Doanh nghiệp cũng nên hướng dẫn khách ghi nội dung chuyển khoản theo một cấu trúc thống nhất như tên khách, mã đơn hoặc số hóa đơn để giảm thời gian đối chiếu.

##  Kế toán tiền lương cần gắn với đặc thù bán buôn và giao nhận vật liệu

Chi phí nhân sự trong doanh nghiệp vật liệu xây dựng không chỉ có lương cố định hàng tháng.

Tùy vị trí, người lao động có thể nhận thêm hoa hồng doanh số, phụ cấp giao hàng, phụ cấp điện thoại, hỗ trợ đi lại, tiền chuyến hoặc các khoản khác.

Nếu không xây dựng quy chế rõ ngay từ đầu, cuối tháng rất dễ xảy ra tranh cãi về cách tính lương và doanh nghiệp cũng khó kiểm soát tổng chi phí nhân sự.

###  Nhân viên kinh doanh

Nhân viên kinh doanh thường có cơ cấu thu nhập gồm lương cố định và hoa hồng.

Hoa hồng có thể tính theo doanh số, lợi nhuận hoặc tiền đã thu.

Đối với doanh nghiệp bán chịu nhiều, chỉ tính hoa hồng trên doanh số có thể tạo động lực không phù hợp.

Doanh nghiệp nên cân nhắc kết hợp doanh số với tỷ lệ thu hồi công nợ và biên lợi nhuận.

###  Nhân viên kho

Nhân viên kho chịu trách nhiệm trực tiếp với việc nhập, xuất và bảo quản vật liệu.

Ngoài lương cơ bản, doanh nghiệp có thể có phụ cấp trách nhiệm hoặc cơ chế đánh giá theo độ chính xác của tồn kho.

Không nên xây dựng cơ chế khiến nhân viên che giấu chênh lệch để tránh bị trừ lương.

Quan trọng hơn là phải có quy trình xác định nguyên nhân và trách nhiệm khi xảy ra mất mát.

###  Lái xe

Thu nhập của lái xe có thể bao gồm lương cố định, tiền chuyến, phụ cấp đường dài hoặc các khoản hỗ trợ khác.

Kế toán cần có căn cứ rõ ràng để xác định số chuyến và khoản được hưởng.

Nếu doanh nghiệp có đội xe lớn, nên đối chiếu dữ liệu giao hàng với bảng tính lương hoặc tiền chuyến để tránh ghi nhận trùng.

###  Nhân viên giao nhận

Nhân viên giao nhận có thể vừa bàn giao hàng, vừa nhận chứng từ ký nhận và đôi khi thu tiền từ khách.

Do đó đây là vị trí cần kiểm soát cả khối lượng công việc lẫn trách nhiệm liên quan đến hàng và tiền.

Doanh nghiệp nên quy định rõ cách xác nhận chuyến giao thành công, giao thiếu, khách từ chối nhận hoặc hàng bị trả lại.

###  Bộ phận kế toán

Khối lượng công việc kế toán tăng nhanh khi doanh nghiệp có nhiều kho, nhiều khách công nợ và nhiều hình thức bán hàng.

Khi đánh giá chi phí nhân sự kế toán, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn số lượng hóa đơn mà cần xét lượng giao dịch cần đối chiếu.

Một kế toán có thể phải xử lý đồng thời kho, công nợ, ngân hàng, hóa đơn, tiền lương và báo cáo quản trị.

Phân công trách nhiệm rõ ràng giúp hạn chế tình trạng một người vừa nhập liệu vừa kiểm soát toàn bộ quy trình.

###  Hoa hồng doanh số và phụ cấp

Hoa hồng và phụ cấp cần có quy chế tính rõ ràng, điều kiện được hưởng và thời điểm ghi nhận.

Ví dụ hoa hồng có thể chỉ được tính trên doanh thu đã thu tiền hoặc bị điều chỉnh nếu khách trả lại hàng.

Phụ cấp giao hàng, điện thoại, công tác hoặc trách nhiệm cũng cần được xác định theo chính sách thống nhất.

Kế toán nên lưu bảng tính chi tiết để mỗi khoản thu nhập đều có thể đối chiếu với dữ liệu bán hàng, chuyến giao hoặc điều kiện thực tế tương ứng.

Khi cơ chế tiền lương được kết nối với dữ liệu kinh doanh, doanh nghiệp không chỉ tính lương chính xác hơn mà còn có thể đánh giá được chi phí nhân sự đang tạo ra bao nhiêu doanh thu, lợi nhuận và dòng tiền.

 7 câu hỏi cần hỏi trước khi thuê kế toán ngoài giờ vật liệu xây dựng

Thuê kế toán ngoài giờ có thể giúp doanh nghiệp vật liệu xây dựng tiết kiệm chi phí nhân sự, đặc biệt trong giai đoạn mới hoạt động hoặc quy mô chưa đủ lớn để duy trì một bộ phận kế toán toàn thời gian. Tuy nhiên, lựa chọn người làm kế toán chỉ dựa trên mức phí hàng tháng là chưa đủ.

Đặc thù của ngành vật liệu xây dựng nằm ở kho hàng lớn, nhiều mã sản phẩm, nhiều đơn vị tính, công nợ kéo dài, giá mua thường xuyên biến động và chi phí vận chuyển chiếm tỷ trọng đáng kể. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định người làm kế toán ngoài giờ có khả năng kiểm soát được những dữ liệu này hay chỉ thực hiện kê khai thuế.

Trước khi ký hợp đồng hoặc giao sổ sách, doanh nghiệp nên đặt ít nhất 7 câu hỏi dưới đây.

 Có kinh nghiệm xử lý kho vật liệu không?

Đây là câu hỏi nên được đặt lên đầu tiên.

Kế toán cho một doanh nghiệp dịch vụ hoàn toàn khác với kế toán cho doanh nghiệp kinh doanh thép, xi măng, cát, đá, gạch hoặc thiết bị xây dựng.

Người làm kế toán cần hiểu rằng một mặt hàng có thể tồn tại nhiều đơn vị tính. Thép có thể mua theo tấn nhưng bán theo kg hoặc cây; gạch có thể nhập theo thùng nhưng bán theo mét vuông; cát đá có thể được quản lý theo khối lượng hoặc thể tích.

Nếu không hiểu nghiệp vụ kho, kế toán rất dễ chỉ ghi nhận tổng giá trị mua bán mà không phát hiện số lượng tồn kho đã lệch từ nhiều tháng trước.

Doanh nghiệp nên hỏi cụ thể người nhận việc sẽ kiểm tra nhập – xuất – tồn như thế nào, có đối chiếu với kiểm kê thực tế hay không và xử lý ra sao khi phát hiện kho âm hoặc chênh lệch.

 Có kiểm tra giá vốn hay chỉ làm thuế?

Nhiều doanh nghiệp thuê kế toán ngoài giờ với yêu cầu ban đầu chỉ là kê khai thuế, báo cáo thuế và lập báo cáo tài chính.

Cách làm này có thể đáp ứng nhu cầu cơ bản nhưng chưa chắc giúp doanh nghiệp kiểm soát được hiệu quả kinh doanh.

Trong ngành vật liệu xây dựng, giá vốn cần được theo dõi chặt vì giá mua thường xuyên thay đổi. Ngoài giá mua còn có thể phát sinh vận chuyển, bốc xếp và các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến từng lô hàng.

Doanh nghiệp nên hỏi rõ kế toán có kiểm tra giá vốn theo từng nhóm hàng hay không, có phát hiện trường hợp giá vốn âm, biên lợi nhuận bất thường hoặc xuất hàng khi phần mềm không đủ tồn kho hay không.

Nếu câu trả lời chỉ tập trung vào việc “cuối quý kê khai thuế đầy đủ” thì doanh nghiệp cần cân nhắc liệu phạm vi công việc đó có đáp ứng nhu cầu quản trị thực tế hay không.

 Có đối chiếu công nợ định kỳ không?

Công nợ thường là một trong những khu vực rủi ro nhất của doanh nghiệp vật liệu xây dựng.

Khách hàng là nhà thầu hoặc đại lý có thể mua nhiều đơn hàng, thanh toán từng phần và kéo dài công nợ trong nhiều tháng. Nếu không đối chiếu thường xuyên, số dư trên phần mềm rất dễ khác với số tiền thực tế khách còn nợ.

Doanh nghiệp nên hỏi kế toán có lập bảng công nợ theo khách hàng, hóa đơn, hợp đồng hoặc công trình hay không.

Quan trọng hơn là tần suất đối chiếu.

Không nên chờ đến cuối năm mới kiểm tra công nợ. Những khách hàng có doanh số hoặc dư nợ lớn nên được đối chiếu hàng tháng, thậm chí thường xuyên hơn nếu số lượng giao dịch lớn.

Kế toán cũng cần có cơ chế cảnh báo các khoản quá hạn thay vì chỉ cung cấp một con số tổng phải thu cuối kỳ.

 Lịch nhận chứng từ như thế nào?

Kế toán ngoài giờ chỉ có thể làm tốt nếu doanh nghiệp thiết lập được lịch chuyển chứng từ ổn định.

Nếu toàn bộ hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sao kê và chứng từ thanh toán đều được chuyển một lần vào cuối tháng thì rất khó phát hiện sai sót kịp thời.

Hai bên nên thống nhất ngay từ đầu loại chứng từ nào cần gửi hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.

Ví dụ, hóa đơn điện tử và dữ liệu bán hàng có thể được cập nhật thường xuyên; chứng từ ngân hàng có thể đối chiếu theo tuần; còn bộ hồ sơ giấy có thể được bàn giao theo lịch cố định.

Mục tiêu là để kế toán luôn có dữ liệu đủ gần với hoạt động thực tế thay vì chỉ biết tình hình doanh nghiệp sau khi tháng đã kết thúc.

 Khi phát hiện sai hóa đơn ai chịu trách nhiệm xử lý?

Trong thực tế có thể phát sinh hóa đơn sai tên hàng, sai số lượng, sai đơn giá, sai thông tin người mua hoặc các sai sót khác.

Doanh nghiệp cần xác định rõ ngay từ đầu ai là người phát hiện, ai liên hệ khách hàng hoặc nhà cung cấp và kế toán ngoài giờ hỗ trợ đến mức nào.

Nếu hợp đồng dịch vụ chỉ quy định chung chung rằng người nhận việc “làm báo cáo thuế”, khi phát sinh hóa đơn cần xử lý rất dễ xảy ra tình trạng hai bên cho rằng đó là trách nhiệm của bên còn lại.

Phạm vi công việc nên quy định rõ việc kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra, thông báo sai sót, hướng dẫn hồ sơ và phối hợp xử lý khi có vấn đề.

 Có báo cáo quản trị hàng tháng không?

Báo cáo thuế chưa phải là báo cáo giúp chủ doanh nghiệp điều hành hoạt động.

Một chủ doanh nghiệp vật liệu cần biết nhiều hơn số thuế phải nộp. Họ cần biết doanh thu tháng này bao nhiêu, lợi nhuận gộp thế nào, công nợ đang nằm ở đâu, hàng nào tồn nhiều và tiền mặt có đủ cho kế hoạch nhập hàng tiếp theo hay không.

Vì vậy, doanh nghiệp nên hỏi rõ kế toán ngoài giờ có cung cấp báo cáo quản trị định kỳ hay không.

Một bộ báo cáo cơ bản có thể gồm doanh thu, giá vốn, lợi nhuận gộp, nhập – xuất – tồn, hàng tồn lâu, công nợ phải thu, công nợ phải trả và tình hình tiền.

Nếu quy mô lớn hơn, có thể mở rộng sang lợi nhuận theo nhóm hàng, khách hàng, công trình hoặc kho.

 Ai giữ dữ liệu và file kế toán gốc?

Đây là câu hỏi rất quan trọng nhưng thường bị doanh nghiệp bỏ qua.

Dù thuê cá nhân hay đơn vị kế toán ngoài giờ, doanh nghiệp vẫn cần bảo đảm quyền kiểm soát dữ liệu của mình.

Hai bên nên xác định rõ phần mềm kế toán đứng tên ai, tài khoản quản trị thuộc về ai, dữ liệu được sao lưu ở đâu và doanh nghiệp có thể nhận file kế toán đầy đủ khi cần hay không.

Không nên để toàn bộ dữ liệu chỉ nằm trên máy tính cá nhân của người làm kế toán.

Doanh nghiệp nên có ít nhất một bản sao dữ liệu định kỳ và lưu trữ các tài khoản truy cập quan trọng. Khi thay đổi nhân sự hoặc đơn vị kế toán, việc bàn giao phải bao gồm file kế toán, dữ liệu gốc, báo cáo đã nộp, chứng từ và các bảng đối chiếu liên quan.

 Câu hỏi thường gặp về kế toán ngoài giờ vật liệu xây dựng

Mô hình thuê kế toán ngoài giờ khá phù hợp với doanh nghiệp vật liệu xây dựng nhỏ và vừa, nhưng không phải trường hợp nào cũng nên áp dụng giống nhau.

Hiệu quả của mô hình phụ thuộc vào quy mô giao dịch, số lượng kho, số mã hàng, mức độ công nợ và khả năng tổ chức dữ liệu tại doanh nghiệp.

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp cân nhắc sử dụng hình thức này.

 Công ty mới mở có nên thuê kế toán ngoài giờ không?

Có thể.

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, số lượng hóa đơn và giao dịch chưa nhiều, thuê kế toán ngoài giờ thường là phương án tiết kiệm hơn so với tuyển ngay một kế toán toàn thời gian.

Tuy nhiên, doanh nghiệp nên tổ chức hệ thống ngay từ đầu thay vì đợi hoạt động lớn mới chuẩn hóa.

Danh mục hàng hóa, mã kho, đơn vị tính, quy trình nhập – xuất, công nợ và cách lưu chứng từ nên được thiết lập ngay trong những tháng đầu tiên.

Nếu ngay từ đầu chỉ ghi chép đơn giản rồi vài năm sau mới sửa lại, chi phí làm sạch dữ liệu có thể lớn hơn rất nhiều.

 Kế toán ngoài giờ có thể làm báo cáo thuế và báo cáo tài chính không?

Có thể, nếu người thực hiện đáp ứng yêu cầu chuyên môn và phạm vi công việc đã được hai bên thống nhất.

Kế toán ngoài giờ có thể thực hiện các công việc như kiểm tra chứng từ, hạch toán, kê khai thuế, đối chiếu tài khoản, khóa sổ và lập báo cáo tài chính theo phạm vi dịch vụ.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến việc báo cáo có được nộp đúng hạn hay không.

Đối với ngành vật liệu xây dựng, điều quan trọng là số liệu dùng để lập báo cáo có khớp với kho, công nợ, ngân hàng và hoạt động thực tế hay không.

Một báo cáo được lập đúng hạn nhưng dựa trên dữ liệu tồn kho sai vẫn có thể tạo ra rủi ro lớn về sau.

 Có cần người nhập liệu tại công ty không?

Điều này phụ thuộc vào số lượng giao dịch.

Nếu doanh nghiệp chỉ phát sinh vài hóa đơn và một lượng nhỏ phiếu nhập xuất mỗi ngày, dữ liệu có thể được chuyển cho kế toán ngoài giờ xử lý.

Nhưng nếu mỗi ngày có hàng chục hoặc hàng trăm lần nhập – xuất, doanh nghiệp nên có ít nhất một nhân sự nội bộ chịu trách nhiệm cập nhật dữ liệu ban đầu.

Người này không nhất thiết phải là kế toán tổng hợp. Có thể là nhân viên kho, bán hàng hoặc kế toán nội bộ được phân quyền nhập liệu.

Kế toán ngoài giờ sau đó tập trung kiểm tra dữ liệu, hạch toán, đối chiếu và lập báo cáo.

Mô hình này thường hiệu quả hơn việc gửi toàn bộ chứng từ thô cho một người bên ngoài nhập lại vào cuối tháng.

 Bao lâu nên bàn giao chứng từ một lần?

Không có một tần suất duy nhất phù hợp cho mọi doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nguyên tắc là chứng từ càng ảnh hưởng đến kho, công nợ và dòng tiền thì càng nên được cập nhật sớm.

Doanh nghiệp có ít giao dịch có thể bàn giao chứng từ định kỳ hàng tuần. Với doanh nghiệp có lượng nhập xuất lớn, dữ liệu bán hàng và kho nên được cập nhật hàng ngày hoặc gần như hàng ngày.

Hóa đơn điện tử, sao kê ngân hàng và dữ liệu công nợ cũng nên được chia sẻ theo lịch cố định.

Không nên sử dụng phương án cả tháng không cập nhật rồi đến những ngày cuối kỳ mới gửi một lượng lớn chứng từ cho kế toán xử lý.

 Kế toán ngoài giờ có kiểm soát được tồn kho không?

Có thể, nhưng điều kiện quan trọng là dữ liệu kho tại doanh nghiệp phải được ghi nhận đúng và kịp thời.

Kế toán ngoài giờ không trực tiếp đứng trong kho mỗi ngày nên không thể tự biết một lô hàng đã nhập hay một chuyến hàng đã xuất nếu bộ phận vận hành không ghi nhận.

Vì vậy, cần có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng.

Nhân viên kho chịu trách nhiệm ghi nhận nghiệp vụ thực tế. Kế toán ngoài giờ chịu trách nhiệm kiểm tra tính logic, đối chiếu số liệu và phát hiện bất thường.

Định kỳ, số liệu phần mềm phải được so sánh với kiểm kê thực tế.

Nếu doanh nghiệp không có quy trình nhập xuất rõ ràng thì dù thuê kế toán giỏi đến đâu cũng khó kiểm soát chính xác tồn kho.

 Khi nào nên chuyển từ kế toán ngoài giờ sang kế toán toàn thời gian?

Không nên chỉ dựa vào doanh thu để quyết định.

Một doanh nghiệp doanh thu lớn nhưng ít giao dịch có thể vẫn sử dụng mô hình ngoài giờ hiệu quả. Ngược lại, doanh nghiệp doanh thu chưa quá lớn nhưng có hàng nghìn mã hàng, nhiều kho và hàng trăm giao dịch mỗi ngày có thể cần nhân sự kế toán thường trực.

Một số dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên nâng cấp mô hình gồm số lượng chứng từ tăng mạnh, nhiều kho, công nợ phức tạp, thường xuyên cần báo cáo tức thời hoặc kế toán ngoài giờ không còn đủ thời gian xử lý dữ liệu.

Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng mô hình kết hợp: bố trí kế toán nội bộ làm việc toàn thời gian và thuê kế toán trưởng hoặc đơn vị chuyên môn bên ngoài kiểm tra, hoàn thiện báo cáo và kiểm soát thuế.

 Kết luận – kế toán ngoài giờ chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp biến dữ liệu hàng ngày thành quy trình

Kế toán ngoài giờ không phải là giải pháp kém hơn kế toán toàn thời gian. Với doanh nghiệp vật liệu xây dựng có quy mô phù hợp, đây có thể là mô hình tiết kiệm và hiệu quả.

Vấn đề nằm ở cách tổ chức.

Nếu chứng từ bị dồn cuối tháng, kho không cập nhật, công nợ không đối chiếu và dữ liệu chỉ nằm trong tay một người thì mô hình ngoài giờ rất dễ trở thành hình thức “làm báo cáo khi đến hạn”.

Ngược lại, khi doanh nghiệp xây dựng được quy trình dữ liệu rõ ràng, kế toán ngoài giờ có thể kiểm soát khá tốt cả nghĩa vụ thuế lẫn thông tin phục vụ quản trị.

 Không dồn chứng từ cuối tháng

Sai lầm lớn nhất là xem kế toán ngoài giờ đồng nghĩa với việc cuối tháng mới làm kế toán.

Hoạt động mua bán vẫn diễn ra hàng ngày nên dữ liệu cũng phải được cập nhật theo một lịch phù hợp.

Hóa đơn, phiếu giao hàng, nhập xuất kho và thanh toán cần được phân loại ngay khi phát sinh. Các chứng từ thiếu hoặc sai phải được phát hiện sớm để còn thời gian xử lý.

Khi doanh nghiệp dồn hàng trăm chứng từ vào cuối tháng, kế toán thường chỉ đủ thời gian nhập liệu và hoàn thành nghĩa vụ đến hạn, khó có điều kiện kiểm tra sâu về kho, giá vốn và công nợ.

 Kho phải được cập nhật thường xuyên

Kho là dữ liệu vận hành nên không thể đợi kế toán ngoài giờ đến cuối tuần hoặc cuối tháng mới xác định hôm nay đã xuất những gì.

Mỗi lần nhập, xuất, trả hàng, chuyển kho hoặc phát sinh hao hụt cần được ghi nhận kịp thời.

Nếu bộ phận kho sử dụng một hệ thống và kế toán sử dụng hệ thống khác, hai bên cần có lịch đồng bộ và đối chiếu rõ ràng.

Mục tiêu là tại bất kỳ thời điểm nào, số tồn trên hệ thống cũng phải gần nhất có thể với hàng thực tế.

 Công nợ cần đối chiếu theo lịch cố định

Công nợ không nên chỉ được kiểm tra khi khách hàng hỏi.

Doanh nghiệp nên thiết lập lịch đối chiếu theo tuần hoặc tháng tùy quy mô giao dịch.

Kế toán cần lập danh sách khoản phải thu sắp đến hạn, đã đến hạn và quá hạn. Những khoản lớn cần được ưu tiên kiểm tra trước.

Việc đối chiếu thường xuyên còn giúp phát hiện các trường hợp khách đã chuyển tiền nhưng chưa cấn công nợ hoặc tiền được hạch toán nhầm sang hóa đơn khác.

 Người làm ngoài giờ phải kiểm soát cả thuế lẫn số liệu quản trị

Nếu mục tiêu duy nhất chỉ là nộp tờ khai đúng hạn, doanh nghiệp sẽ bỏ lỡ phần giá trị lớn nhất mà hệ thống kế toán có thể mang lại.

Kế toán cần giúp doanh nghiệp nhìn được mối quan hệ giữa doanh thu, giá vốn, tồn kho, công nợ và tiền.

Ít nhất hàng tháng, chủ doanh nghiệp nên biết hàng nào đang bán tốt, hàng nào tồn lâu, công nợ nào cần thu, lợi nhuận gộp đang tăng hay giảm và dòng tiền có vấn đề ở đâu.

Khi những dữ liệu này được cập nhật đều đặn, kế toán mới trở thành một công cụ hỗ trợ quản lý thay vì chỉ là bộ phận xử lý nghĩa vụ thuế.

 Khi quy mô tăng, mô hình kế toán cũng phải nâng cấp theo

Mô hình phù hợp ở thời điểm doanh nghiệp có một cửa hàng và một kho chưa chắc còn phù hợp khi doanh nghiệp đã có ba kho, đội xe riêng và hàng nghìn mã sản phẩm.

Khi hoạt động tăng lên, doanh nghiệp cần đánh giá lại số lượng nhân sự, phần mềm, quy trình nhập liệu và cơ chế kiểm soát.

Có thể bắt đầu bằng một kế toán ngoài giờ, sau đó bổ sung nhân viên kế toán nội bộ và cuối cùng xây dựng bộ phận kế toán hoàn chỉnh khi quy mô đủ lớn.

Điều quan trọng không phải doanh nghiệp sử dụng kế toán ngoài giờ hay toàn thời gian, mà là hệ thống kế toán phải phát triển tương ứng với mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh.

Khi dữ liệu hàng ngày được tổ chức thành quy trình, doanh nghiệp vật liệu xây dựng sẽ kiểm soát tốt hơn kho, công nợ, giá vốn và dòng tiền; đồng thời giảm đáng kể áp lực khi đến kỳ lập báo cáo, quyết toán hoặc cần giải trình số liệu.

 Hồ sơ kế toán nên được thiết kế theo từng đơn hàng lớn

Đối với doanh nghiệp bán buôn vật liệu xây dựng, một đơn hàng lớn có thể trải qua nhiều bước từ báo giá, đặt hàng, giao hàng nhiều lần cho đến xuất hóa đơn và thu tiền. Nếu chứng từ của từng khâu được lưu riêng lẻ theo tháng mà không liên kết với nhau, kế toán rất khó kiểm tra toàn bộ vòng đời của giao dịch.

Vì vậy, với những hợp đồng hoặc đơn hàng có giá trị lớn, doanh nghiệp nên tổ chức hồ sơ kế toán theo từng đơn hàng, khách hàng hoặc công trình. Mỗi bộ hồ sơ cần thể hiện được từ thời điểm hai bên thỏa thuận giá cho đến khi hoàn thành giao hàng và thanh toán.

Cách tổ chức này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp cần đối chiếu công nợ, kiểm tra số lượng đã giao, xử lý tranh chấp hoặc giải trình một giao dịch cụ thể.

 Báo giá

Báo giá thường là tài liệu đầu tiên thể hiện nội dung thương mại của đơn hàng. Trong báo giá cần xác định tương đối rõ tên vật liệu, quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng và thời hạn áp dụng giá.

Đối với sắt thép, xi măng và một số vật liệu có giá thị trường biến động nhanh, thời hạn hiệu lực của báo giá đặc biệt quan trọng.

Ví dụ, doanh nghiệp báo giá thép hôm nay nhưng khách hàng xác nhận mua sau một tuần thì giá thị trường có thể đã thay đổi đáng kể. Nếu không quy định rõ thời hạn báo giá, doanh nghiệp rất dễ phát sinh tranh chấp về giá bán.

Báo giá cũng nên thể hiện rõ giá đã bao gồm hay chưa bao gồm vận chuyển, bốc xếp và các khoản dịch vụ khác để kế toán có cơ sở đối chiếu khi lập hóa đơn và phân tích lợi nhuận đơn hàng.

 Hợp đồng

Với những đơn hàng giá trị lớn hoặc thực hiện trong thời gian dài, hợp đồng là tài liệu quan trọng để xác định quyền và nghĩa vụ giữa doanh nghiệp với khách hàng.

Hợp đồng nên làm rõ loại hàng, số lượng, giá hoặc nguyên tắc xác định giá, tiến độ giao hàng, phương thức thanh toán, công nợ, trách nhiệm vận chuyển và cách xử lý hàng không đạt yêu cầu.

Nếu giao vật liệu cho công trình theo nhiều đợt, hợp đồng cần cho phép đối chiếu được tổng khối lượng đã ký với khối lượng đã giao thực tế.

Kế toán nên lưu hợp đồng cùng toàn bộ chứng từ phát sinh của đơn hàng thay vì để hợp đồng tại phòng kinh doanh còn chứng từ thanh toán và hóa đơn nằm riêng ở phòng kế toán.

 Đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng giúp xác nhận cụ thể nhu cầu mua của khách trong từng thời điểm.

Đối với hợp đồng nguyên tắc kéo dài nhiều tháng, mỗi đơn đặt hàng có thể tương ứng với một lần khách yêu cầu cấp vật tư cho công trình.

Thông tin trên đơn đặt hàng nên thể hiện mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng, địa điểm giao và thời gian yêu cầu giao hàng.

Kế toán có thể sử dụng dữ liệu này để kiểm tra giữa số lượng khách đặt, số lượng kho đã xuất và số lượng thực tế đã giao.

Nếu doanh nghiệp nhận đơn hàng qua email, phần mềm hoặc các phương tiện điện tử khác, cũng nên xây dựng quy trình lưu trữ để có thể truy xuất khi cần.

 Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho phản ánh việc hàng hóa được xuất khỏi kho của doanh nghiệp.

Đối với mỗi lần giao hàng, số lượng trên phiếu xuất kho cần được đối chiếu với mã hàng, đơn vị tính và kho thực tế.

Nếu một đơn hàng 100 tấn thép được giao thành năm chuyến thì doanh nghiệp cần kiểm soát từng lần xuất thay vì chỉ theo dõi tổng số lượng cuối cùng.

Phiếu xuất kho cũng là cơ sở để kế toán cập nhật số lượng tồn kho và tính giá vốn của hàng đã xuất.

Sai sót ở bước này có thể khiến tồn kho kế toán lệch với thực tế ngay cả khi doanh thu và hóa đơn đã được ghi nhận đúng.

 Phiếu giao hàng

Phiếu xuất kho phản ánh hàng rời khỏi kho, trong khi phiếu giao hàng giúp chứng minh hàng đã được giao đến khách hàng hoặc công trình.

Phiếu giao hàng nên có thông tin về người nhận, địa điểm giao, số lượng, thời gian giao và tình trạng hàng hóa khi bàn giao.

Đối với vật liệu dễ phát sinh hao hụt hoặc hư hỏng như gạch, cát đá hoặc một số vật liệu hoàn thiện, tài liệu giao nhận càng cần được quản lý chặt.

Nếu khách hàng phản ánh thiếu hàng hoặc hàng bị hư hỏng, doanh nghiệp có thể dựa trên phiếu giao hàng và hồ sơ vận chuyển để xác định nguyên nhân và trách nhiệm.

 Hóa đơn

Hóa đơn phải được liên kết với giao dịch thực tế và các tài liệu liên quan của đơn hàng.

Kế toán cần có khả năng đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu xuất và chứng từ giao nhận.

Đối với đơn hàng giao nhiều lần, cần kiểm soát thời điểm và số lượng thực tế của từng đợt giao để việc lập hóa đơn phù hợp với giao dịch phát sinh.

Doanh nghiệp cũng nên hạn chế tình trạng phòng kinh doanh tự xác định một số liệu, kho ghi nhận một số liệu khác còn kế toán lập hóa đơn theo một số liệu khác.

Một hệ thống dữ liệu thống nhất sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ chênh lệch.

 Chứng từ thanh toán

Một đơn hàng chỉ thực sự hoàn tất về mặt dòng tiền khi doanh nghiệp thu được tiền theo điều kiện đã thỏa thuận.

Kế toán cần lưu và đối chiếu các chứng từ thanh toán như sao kê ngân hàng, giấy báo Có hoặc các hồ sơ liên quan với từng khoản công nợ.

Nếu khách thanh toán nhiều lần, hệ thống cần xác định được mỗi khoản tiền đang thanh toán cho hóa đơn hoặc đơn hàng nào.

Đặc biệt, không nên chỉ theo dõi số dư công nợ tổng của khách hàng.

Với những khách hàng có nhiều công trình hoặc nhiều hợp đồng cùng lúc, việc phân bổ tiền thanh toán đúng cho từng đơn hàng giúp doanh nghiệp biết chính xác khoản nào đã thu và khoản nào đang quá hạn.

Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh từ báo giá đến chứng từ thanh toán sẽ tạo thành chuỗi dữ liệu xuyên suốt của giao dịch. Khi cần kiểm tra, doanh nghiệp có thể nhìn toàn bộ quá trình thay vì phải tìm tài liệu ở nhiều bộ phận khác nhau.

 Một bộ báo cáo quản trị tốt phải giúp chủ doanh nghiệp trả lời 6 câu hỏi mỗi tháng

Báo cáo quản trị không nên là một tập hợp quá nhiều bảng số liệu mà người quản lý không biết phải nhìn vào đâu.

Đối với doanh nghiệp bán buôn vật liệu xây dựng, một bộ báo cáo tốt trước hết phải trả lời được sáu câu hỏi cơ bản liên quan đến bán hàng, lợi nhuận, công nợ, tồn kho, nghĩa vụ thanh toán và dòng tiền.

Nếu sáu thông tin này được cập nhật đều đặn mỗi tháng, chủ doanh nghiệp có thể phát hiện sớm nhiều vấn đề trước khi chúng ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền.

 Bán được bao nhiêu hàng?

Câu hỏi đầu tiên là doanh nghiệp thực tế đã bán được bao nhiêu hàng trong tháng.

Không nên chỉ nhìn tổng doanh thu. Báo cáo cần có khả năng phân tích doanh thu và sản lượng theo nhóm vật liệu, khách hàng, nhân viên kinh doanh hoặc công trình.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể biết tháng này bán bao nhiêu tấn thép, bao nhiêu bao xi măng, bao nhiêu mét vuông gạch và doanh thu từng nhóm hàng là bao nhiêu.

Việc so sánh với tháng trước hoặc cùng kỳ cũng giúp nhận diện nhóm hàng đang tăng trưởng và nhóm hàng đang giảm.

 Thực sự lãi bao nhiêu?

Doanh số tăng không có nhiều ý nghĩa nếu lợi nhuận không tăng tương ứng.

Báo cáo quản trị cần thể hiện ít nhất doanh thu, giá vốn, lợi nhuận gộp và tỷ suất lợi nhuận của từng nhóm hàng.

Nếu có điều kiện, doanh nghiệp nên phân tích sâu hơn đến từng khách hàng hoặc đơn hàng lớn.

Ví dụ, một hợp đồng có doanh thu 1 tỷ đồng nhìn qua rất hấp dẫn nhưng nếu giá vốn 950 triệu đồng và doanh nghiệp còn phải chịu thêm 30 triệu đồng tiền vận chuyển thì phần lợi ích còn lại rất thấp.

Việc nhìn lợi nhuận thay vì chỉ nhìn doanh thu giúp doanh nghiệp tránh chạy theo những hợp đồng có doanh số lớn nhưng hiệu quả thấp.

 Khách đang nợ bao nhiêu?

Báo cáo phải cho chủ doanh nghiệp biết tổng số tiền khách hàng còn nợ và cơ cấu khoản nợ đó.

Không nên chỉ có một con số tổng.

Cần phân loại theo từng khách hàng và thời gian nợ để biết khoản nào chưa đến hạn, khoản nào vừa quá hạn và khoản nào đã kéo dài nhiều tháng.

Những khách hàng có dư nợ lớn hoặc thanh toán chậm liên tục cần được đánh dấu để bộ phận kinh doanh có biện pháp xử lý.

Một công ty bán được nhiều hàng nhưng không thu được tiền đúng hạn vẫn có thể rơi vào tình trạng thiếu vốn lưu động.

 Kho còn bao nhiêu tiền?

Chủ doanh nghiệp không chỉ cần biết kho còn bao nhiêu tấn hàng hoặc bao nhiêu thùng hàng mà còn cần biết bao nhiêu tiền đang nằm trong kho.

Báo cáo tồn kho nên thể hiện cả số lượng và giá trị.

Ví dụ, tổng giá trị tồn kho là 5 tỷ đồng nhưng nếu 2 tỷ đồng trong đó là những mặt hàng đã tồn trên sáu tháng thì rủi ro vốn bị đóng băng rất lớn.

Doanh nghiệp nên kết hợp báo cáo tồn kho với tuổi tồn kho để phân biệt hàng bán nhanh, hàng luân chuyển bình thường và hàng chậm bán.

Thông tin này giúp ban lãnh đạo quyết định nhập thêm, ngừng nhập hoặc xây dựng chương trình xử lý hàng tồn.

 Nhà cung cấp sắp đến hạn bao nhiêu?

Ngoài tiền phải thu từ khách hàng, doanh nghiệp cần biết mình sắp phải trả bao nhiêu tiền cho nhà cung cấp.

Báo cáo công nợ phải trả nên thể hiện từng nhà cung cấp, số tiền còn phải thanh toán và thời điểm đến hạn.

Ví dụ, doanh nghiệp có 3 tỷ đồng tiền mặt nhưng trong hai tuần tới phải thanh toán 4 tỷ đồng tiền hàng thì vấn đề dòng tiền cần được xử lý ngay.

Nếu chỉ nhìn số dư ngân hàng hiện tại, chủ doanh nghiệp có thể đánh giá sai khả năng thanh toán.

 Dòng tiền tháng tới có thiếu hay không?

Đây là câu hỏi tổng hợp quan trọng nhất.

Doanh nghiệp cần dự kiến tiền sẽ thu từ khách hàng, tiền phải thanh toán cho nhà cung cấp, lương, tiền thuê kho, vận chuyển, thuế, khoản vay và những chi phí lớn khác.

Từ đó có thể ước tính dòng tiền tháng tiếp theo đang thừa hay thiếu.

Nếu dự kiến thiếu tiền, doanh nghiệp có thể chủ động thu hồi công nợ, giảm nhập hàng, thương lượng thời hạn thanh toán hoặc chuẩn bị nguồn vốn.

Quản trị dòng tiền từ trước luôn an toàn hơn việc chờ đến khi tài khoản gần hết tiền mới tìm cách xử lý.

 10 sai lầm kế toán thường gặp tại doanh nghiệp bán buôn vật liệu xây dựng

Sai sót kế toán trong doanh nghiệp vật liệu xây dựng thường không xuất phát từ một nghiệp vụ quá phức tạp mà đến từ việc dữ liệu không được chuẩn hóa ngay từ đầu.

Một mã hàng sai, một đơn vị tính không thống nhất hoặc một chuyến hàng giao thẳng không được theo dõi có thể kéo theo sai lệch về tồn kho, giá vốn và lợi nhuận.

Dưới đây là những lỗi phổ biến doanh nghiệp cần kiểm soát.

 Không chuẩn hóa mã hàng

Một loại vật liệu có thể được nhiều nhân viên gọi bằng những tên khác nhau.

Ví dụ, cùng một loại thép nhưng phòng mua hàng sử dụng một tên, kho sử dụng một tên viết tắt và phòng kinh doanh sử dụng một tên khác.

Khi nhập vào phần mềm thành nhiều mã, hệ thống có thể báo một mã còn hàng trong khi mã khác lại âm kho.

Doanh nghiệp cần xây dựng danh mục mã hàng thống nhất ngay từ đầu và hạn chế việc nhân viên tự tạo mã mới khi chưa kiểm tra.

 Không thống nhất đơn vị tính

Một trong những nguyên nhân phổ biến làm tồn kho vật liệu bị lệch là sử dụng nhiều đơn vị tính nhưng không có hệ số quy đổi chuẩn.

Thép có thể được theo dõi theo kg, tấn, cây hoặc bó. Gạch có thể nhập theo thùng nhưng bán theo mét vuông. Cát đá có thể được quản lý theo mét khối, khối lượng hoặc chuyến xe.

Nếu mỗi bộ phận sử dụng một cách quy đổi khác nhau, số liệu sẽ nhanh chóng mất kiểm soát.

Doanh nghiệp cần quy định đơn vị quản lý chính và hệ số quy đổi thống nhất trên toàn hệ thống.

 Không đối chiếu kho thường xuyên

Nhiều doanh nghiệp chỉ kiểm kê kho khi cuối năm hoặc khi phát hiện số liệu đã lệch quá lớn.

Đây là cách quản lý có rủi ro cao.

Kho nên được đối chiếu định kỳ, đặc biệt đối với những mặt hàng có giá trị lớn hoặc tốc độ xuất nhập nhanh.

Nếu phát hiện chênh lệch sớm, doanh nghiệp có thể xác định được phiếu nhập, phiếu xuất hoặc giao dịch gây sai lệch.

Nếu để kéo dài sáu tháng hoặc một năm, việc truy tìm nguyên nhân sẽ khó hơn rất nhiều.

 Không theo dõi hàng giao thẳng

Hàng giao thẳng từ nhà cung cấp đến công trình thường không đi qua kho vật lý của doanh nghiệp nên dễ bị bỏ khỏi quy trình kiểm soát tồn kho và giá vốn.

Tuy nhiên, về mặt kế toán và quản trị, doanh nghiệp vẫn cần theo dõi đầy đủ giao dịch mua và bán.

Mỗi lô giao thẳng nên có thông tin về nhà cung cấp, khách hàng, số lượng, đơn giá mua, giá bán, chi phí vận chuyển và chứng từ giao nhận.

Nếu không quản lý riêng, doanh nghiệp rất khó tính chính xác lợi nhuận của từng chuyến hàng.

 Không tách chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển là một trong những khoản có thể làm thay đổi hoàn toàn hiệu quả của đơn hàng vật liệu xây dựng.

Nếu tất cả tiền xe, nhiên liệu và bốc xếp được đưa vào một khoản chi phí chung, doanh nghiệp sẽ không biết khách hàng hoặc nhóm hàng nào đang tiêu tốn nhiều chi phí giao hàng nhất.

Với những đơn hàng lớn, nên theo dõi chi phí vận chuyển trực tiếp theo đơn hàng khi có thể.

Điều này giúp bộ phận kinh doanh tính giá bán phù hợp hơn cho những khách hàng ở xa hoặc yêu cầu giao hàng nhiều lần.

 Chỉ theo dõi doanh số mà bỏ qua công nợ

Đây là sai lầm rất phổ biến ở doanh nghiệp bán buôn.

Nhân viên kinh doanh có thể báo cáo doanh số liên tục tăng nhưng phần lớn hàng được bán chịu.

Nếu công nợ tăng nhanh hơn tốc độ thu tiền, doanh nghiệp sẽ phải sử dụng vốn của mình để tài trợ cho khách hàng.

Do đó, kết quả bán hàng nên được đánh giá đồng thời theo doanh số và khả năng thu hồi tiền.

Một khách hàng mua 2 tỷ đồng nhưng thanh toán đúng hạn có thể tốt hơn khách mua 5 tỷ đồng nhưng liên tục kéo dài công nợ.

 Không phân tích tuổi nợ

Biết tổng công nợ là chưa đủ.

Doanh nghiệp cần biết khoản nợ đã tồn tại bao lâu.

Một khoản 300 triệu đồng mới phát sinh không giống khoản 300 triệu đồng đã quá hạn nhiều tháng.

Báo cáo tuổi nợ giúp doanh nghiệp xác định khách hàng cần được nhắc thanh toán, khách cần hạn chế cấp thêm công nợ và những khoản phải tập trung thu hồi.

Nếu không phân tích tuổi nợ, doanh nghiệp rất dễ để công nợ xấu tích tụ trong nhiều kỳ.

 Giá vốn không phản ánh đủ chi phí

Nếu giá vốn chỉ được hiểu là giá mua hàng trên hóa đơn, lợi nhuận của doanh nghiệp có thể bị đánh giá cao hơn thực tế.

Một lô hàng có thể phát sinh thêm vận chuyển về kho, bốc xếp, nâng hạ và những chi phí trực tiếp liên quan khác.

Doanh nghiệp cần xác định cách tập hợp và phân bổ chi phí phù hợp với bản chất từng khoản.

Đặc biệt, khi một chuyến xe vận chuyển nhiều loại hàng cùng lúc, cần lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý và áp dụng nhất quán.

Khi giá vốn đầy đủ hơn, doanh nghiệp mới có thể đánh giá chính xác biên lợi nhuận của từng nhóm vật liệu.

 Không xử lý hàng chậm luân chuyển

Một mặt hàng vẫn còn trong kho không có nghĩa nó vẫn giữ nguyên khả năng tạo doanh thu.

Gạch có thể lỗi mẫu, thép có thể chịu ảnh hưởng của biến động giá, vật liệu hoàn thiện có thể thay đổi xu hướng, còn một số loại hàng có thể suy giảm chất lượng nếu bảo quản lâu.

Doanh nghiệp cần lập báo cáo tuổi tồn kho và định kỳ phân loại hàng bán nhanh, hàng chậm và hàng cần xử lý.

Hàng tồn lâu có thể cần giảm giá, đẩy bán hoặc hạn chế nhập thêm.

Nếu không xử lý, vốn của doanh nghiệp sẽ tiếp tục nằm trong những sản phẩm có khả năng thu hồi thấp.

 Chỉ làm báo cáo thuế mà không có báo cáo quản trị

Báo cáo thuế chủ yếu phục vụ việc thực hiện nghĩa vụ kê khai và tuân thủ. Nó không thể thay thế toàn bộ hệ thống thông tin phục vụ điều hành doanh nghiệp.

Chủ doanh nghiệp cần thêm những báo cáo như doanh thu theo nhóm hàng, lợi nhuận gộp, tồn kho, tuổi tồn kho, công nợ phải thu, tuổi nợ, công nợ phải trả và dự báo dòng tiền.

Nếu kế toán chỉ hoàn thành tờ khai mà không cung cấp các thông tin này, chủ doanh nghiệp có thể biết mình phải nộp bao nhiêu thuế nhưng vẫn không biết hoạt động kinh doanh thực sự đang khỏe hay yếu.

Một hệ thống kế toán tốt phải kết nối được hai mục tiêu: **tuân thủ đúng nghĩa vụ kế toán – thuế và cung cấp dữ liệu đủ tốt để chủ doanh nghiệp ra quyết định kinh doanh.**

 Checklist khóa sổ cuối tháng cho kế toán doanh nghiệp bán buôn vật liệu

Khóa sổ cuối tháng là thời điểm kế toán tổng hợp toàn bộ dữ liệu phát sinh trong kỳ để kiểm tra xem doanh thu, giá vốn, tồn kho, công nợ, tiền gửi ngân hàng và chi phí đã được ghi nhận đầy đủ hay chưa. Với doanh nghiệp bán buôn vật liệu xây dựng, bước này đặc biệt quan trọng vì số lượng giao dịch thường lớn, hàng hóa có nhiều đơn vị tính, giao nhận nhiều lần và công nợ khách hàng kéo dài.

Nếu chỉ tập trung lập tờ khai thuế mà không thực hiện đối chiếu nội bộ, doanh nghiệp rất dễ bước sang tháng mới với số liệu sai. Sai sót nhỏ nếu kéo dài nhiều kỳ có thể khiến tồn kho lệch lớn, công nợ không xác định được, giá vốn không chính xác và báo cáo lợi nhuận mất ý nghĩa.

Vì vậy, kế toán nên xây checklist khóa sổ cố định và thực hiện theo cùng một thứ tự mỗi tháng. Mục tiêu là mọi số dư cuối kỳ đều phải có căn cứ và có khả năng truy ngược về chứng từ.

 Đối chiếu hóa đơn mua vào

Bước đầu tiên là tập hợp toàn bộ hóa đơn đầu vào phát sinh trong tháng và đối chiếu với nghiệp vụ mua hàng thực tế.

Kế toán cần kiểm tra:

Tên nhà cung cấp.

Mã số thuế.

Ngày hóa đơn.

Tên hàng.

Quy cách.

Số lượng.

Đơn giá.

Thuế suất.

Tổng giá trị thanh toán.

Thông tin trên hóa đơn phải được đối chiếu với đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu giao hàng, phiếu cân, phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán.

Đặc biệt, cần xác định những trường hợp hàng đã nhận nhưng chưa có hóa đơn hoặc hóa đơn đã nhận nhưng hàng chưa về kho. Đây là hai tình huống dễ làm sai công nợ và hàng tồn kho cuối tháng.

Nếu hóa đơn có điều chỉnh hoặc thay thế, kế toán phải kiểm tra xem dữ liệu trên hệ thống đã được cập nhật theo chứng từ mới hay chưa.

 Đối chiếu hóa đơn bán ra

Hóa đơn đầu ra cần được đối chiếu với tình trạng giao hàng thực tế trong kỳ.

Không nên chỉ kiểm tra tổng doanh thu trên hóa đơn mà phải đối chiếu từng giao dịch với:

Đơn hàng.

Phiếu xuất kho.

Biên bản giao nhận.

Phiếu cân.

Hợp đồng.

Bảng đối chiếu công nợ.

Chứng từ thu tiền.

Đối với đơn hàng giao nhiều đợt, cần kiểm tra từng đợt đã giao bao nhiêu, đã lập hóa đơn bao nhiêu và còn phần nào chưa giao.

Đối với đơn có đặt cọc, phải phân biệt rõ tiền đã nhận trước với giá trị hàng đã phát sinh.

Nếu có hàng bán bị trả lại, giảm giá hoặc điều chỉnh hóa đơn, cần cập nhật đầy đủ vào doanh thu và công nợ của đúng khách hàng.

 Đối chiếu tồn kho

Cuối tháng, kế toán cần chốt số lượng tồn theo từng mã hàng và từng kho.

Công thức kiểm soát cơ bản là:

Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ = Tồn cuối kỳ.

Tuy nhiên, con số trên phần mềm chỉ là bước đầu. Với những nhóm hàng có giá trị lớn hoặc dễ hao hụt, doanh nghiệp nên đối chiếu thêm với tồn thực tế.

Các chênh lệch có thể phát sinh do:

Xuất hàng nhưng chưa lập phiếu.

Nhập hàng nhưng chưa ghi nhận.

Chuyển kho chưa cập nhật.

Hàng vỡ.

Hàng mất.

Thiếu cân.

Sai hệ số quy đổi.

Nhập nhầm mã hàng.

Không nên điều chỉnh tồn kho chỉ để “cho khớp”. Mỗi chênh lệch cần xác định nguyên nhân và có hồ sơ xử lý.

 Kiểm tra hàng đang đi đường

Doanh nghiệp bán buôn vật liệu thường có hàng mua cuối tháng nhưng chưa về đến kho hoặc hàng đang trên đường giao cho khách.

Nếu không theo dõi riêng, kế toán có thể ghi nhận sai thời điểm.

Cuối tháng cần lập danh sách:

Hàng đã mua nhưng chưa nhận.

Hàng đang vận chuyển về kho.

Hàng đã xuất khỏi kho nhưng khách chưa xác nhận nhận.

Hàng chuyển giữa các kho chưa hoàn tất.

Mỗi lô cần có thông tin:

Nhà cung cấp hoặc khách hàng.

Mã hàng.

Số lượng.

Giá trị.

Ngày xuất phát.

Địa điểm đi.

Địa điểm đến.

Chứng từ vận chuyển.

Tình trạng giao nhận.

Việc kiểm soát hàng đang đi đường giúp tránh tình trạng cùng một lô hàng vừa được tính tại kho đi vừa được tính tại kho đến hoặc ngược lại bị bỏ sót hoàn toàn.

 Đối chiếu công nợ phải thu

Công nợ phải thu nên được kiểm tra theo từng khách hàng, từng hóa đơn và từng công trình.

Kế toán cần xác định:

Số dư đầu kỳ.

Phát sinh tăng.

Tiền đã thu.

Giảm trừ.

Số dư cuối kỳ.

Trong số dư cuối kỳ phải tách:

Nợ chưa đến hạn.

Nợ đến hạn.

Nợ quá hạn.

Tiền khách đặt trước.

Khoản đang tranh chấp.

Nên lập báo cáo tuổi nợ theo các nhóm như:

Dưới 30 ngày.

31–60 ngày.

61–90 ngày.

Trên 90 ngày.

Với khách có số dư lớn, doanh nghiệp nên thực hiện đối chiếu định kỳ để phát hiện sớm chênh lệch giữa hai bên.

 Đối chiếu công nợ phải trả

Công nợ nhà cung cấp cần được kiểm tra tương tự.

Kế toán phải biết doanh nghiệp đang nợ nhà cung cấp nào, số tiền bao nhiêu, hạn thanh toán khi nào và có khoản nào đã trả nhưng chưa hạch toán hay không.

Cần đối chiếu:

Hóa đơn mua hàng.

Phiếu nhập kho.

Công nợ trên hệ thống.

Chứng từ chuyển khoản.

Chiết khấu nhà cung cấp.

Hàng trả lại.

Các khoản hỗ trợ hoặc bù trừ.

Nếu doanh nghiệp đang hưởng hạn mức tín dụng từ nhà cung cấp, báo cáo công nợ phải trả cũng giúp chủ doanh nghiệp lập kế hoạch dòng tiền cho tháng tiếp theo.

 Đối chiếu ngân hàng

Mọi tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp cần được đối chiếu với sổ kế toán.

Kế toán nên lấy sao kê đến ngày cuối cùng của tháng và kiểm tra từng giao dịch chưa được ghi nhận.

Các khoản thường cần chú ý:

Khách chuyển tiền nhưng chưa xác định đối tượng.

Thanh toán nhà cung cấp.

Phí ngân hàng.

Lãi tiền gửi.

Khoản vay.

Trả nợ vay.

Tiền đặt cọc.

Tiền hoàn lại.

Chuyển tiền nội bộ.

Số dư cuối kỳ trên sổ phải khớp với số dư ngân hàng sau khi đã xác định các giao dịch đang treo hợp lý.

 Kiểm tra giá vốn

Giá vốn là yếu tố quyết định báo cáo lợi nhuận có đáng tin cậy hay không.

Cuối tháng cần kiểm tra xem:

Tất cả phiếu xuất đã được tính giá.

Có mã hàng nào âm kho.

Có giá xuất bất thường.

Chi phí mua hàng đã được phân bổ.

Chi phí vận chuyển đầu vào đã được xử lý.

Hàng trả lại đã điều chỉnh giá vốn.

Nếu một mặt hàng có giá vốn bằng 0 hoặc cao bất thường, cần kiểm tra ngay trước khi khóa kỳ.

Đặc biệt với hàng có nhiều đơn vị tính, cần kiểm tra hệ số quy đổi để tránh tình trạng số lượng đúng nhưng giá trị tồn kho sai.

 Tổng hợp chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển không nên chỉ được gom chung vào một tài khoản rồi cuối tháng mới nhìn tổng số.

Kế toán nên phân loại theo:

Vận chuyển hàng mua về kho.

Giao hàng cho khách.

Chuyển kho nội bộ.

Giao công trình.

Thuê xe ngoài.

Chi phí xe doanh nghiệp.

Nếu có thể, nên gắn chi phí với:

Đơn hàng.

Khách hàng.

Công trình.

Kho.

Nhóm hàng.

Khi đó báo cáo lợi nhuận sẽ phản ánh đúng hơn hiệu quả thực tế của từng giao dịch.

 Lập báo cáo quản trị

Sau khi tất cả số liệu đã được đối chiếu, kế toán nên lập bộ báo cáo quản trị ngắn gọn cho chủ doanh nghiệp.

Một bộ cơ bản có thể gồm:

Doanh thu tháng.

Giá vốn.

Lợi nhuận gộp.

Chi phí vận chuyển.

Lợi nhuận theo nhóm hàng.

Tồn kho.

Tuổi tồn kho.

Công nợ phải thu.

Nợ quá hạn.

Công nợ phải trả.

Dòng tiền.

Top khách hàng.

Top sản phẩm.

Các khoản bất thường.

Mục tiêu của báo cáo không phải trình bày thật nhiều số liệu mà là giúp người quản lý nhận ra vấn đề cần xử lý trong tháng tiếp theo.

 Khi doanh nghiệp mở thêm kho hoặc chi nhánh, hệ thống kế toán phải thay đổi

Một hệ thống kế toán phù hợp với một cửa hàng duy nhất có thể nhanh chóng trở nên quá đơn giản khi doanh nghiệp mở thêm kho hoặc chi nhánh.

Lúc này, doanh nghiệp không chỉ cần biết tổng tồn kho mà phải biết hàng nằm ở đâu, ai chịu trách nhiệm, luân chuyển giữa các địa điểm thế nào và từng địa điểm đang tạo ra kết quả kinh doanh ra sao.

Nếu vẫn sử dụng một mã kho chung hoặc mỗi chi nhánh tự quản lý bằng file riêng, dữ liệu tổng hợp sẽ rất khó kiểm soát.

 Mã kho riêng

Mỗi địa điểm lưu trữ hàng nên có mã kho riêng.

Ví dụ:

KHO-HCM-01.

KHO-DN-01.

KHO-BD-01.

KHO-CT-01.

Mã kho giúp doanh nghiệp phân biệt chính xác hàng đang nằm ở đâu.

Trong mỗi giao dịch nhập hoặc xuất cần bắt buộc chọn kho liên quan. Điều này giúp hệ thống lập được báo cáo tồn theo từng địa điểm thay vì chỉ có một số tổng.

Nếu một chi nhánh có nhiều khu vực kho, có thể tiếp tục chia nhỏ theo nhu cầu quản lý.

 Luân chuyển nội bộ

Khi hàng được chuyển từ kho này sang kho khác, cần sử dụng quy trình chuyển kho riêng thay vì coi là mua bán.

Quy trình có thể gồm:

Đề nghị chuyển kho.

Phiếu xuất kho đi.

Biên bản giao nhận vận chuyển.

Phiếu nhập kho đến.

Xác nhận hoàn tất.

Hệ thống phải bảo đảm khi kho A giảm thì kho B tăng tương ứng sau khi giao nhận hoàn tất.

Nếu hàng đang trên đường, nên có trạng thái trung gian để tránh bị mất dấu trong hệ thống.

 Phân quyền xuất nhập

Khi chỉ có một kho, một vài nhân viên có thể cùng xử lý nhiều nghiệp vụ. Nhưng khi doanh nghiệp có nhiều điểm, phân quyền trở nên cần thiết.

Có thể phân chia:

Nhân viên kinh doanh tạo đơn.

Quản lý duyệt đơn.

Kế toán kiểm tra công nợ.

Thủ kho lập/xác nhận xuất.

Người giao hàng xác nhận giao.

Kế toán ghi nhận hoàn tất.

Không nên để một người vừa tạo đơn, sửa giá, xuất kho và tự xác nhận giao hàng nếu quy mô doanh nghiệp đã lớn.

Phân quyền giúp giảm gian lận và dễ xác định trách nhiệm khi có sai lệch.

 Đối chiếu tồn kho giữa các địa điểm

Cuối kỳ, mỗi kho phải có báo cáo tồn riêng.

Kế toán cần đối chiếu:

Tồn đầu kỳ.

Nhập mua.

Nhập chuyển kho.

Xuất bán.

Xuất chuyển kho.

Hàng trả lại.

Điều chỉnh.

Tồn cuối kỳ.

Đặc biệt, các giao dịch chuyển nội bộ phải được đối chiếu hai chiều.

Nếu kho A đã xuất 100 tấn nhưng kho B chỉ ghi nhận 98 tấn thì phải xác định 2 tấn chênh lệch nằm ở đâu trước khi khóa sổ.

 Báo cáo lợi nhuận theo từng kho

Khi doanh nghiệp có nhiều kho, chỉ xem doanh thu tổng là chưa đủ.

Cần đánh giá hiệu quả của từng địa điểm.

Mỗi kho có thể được phân tích theo:

Doanh thu phục vụ.

Giá vốn.

Chi phí thuê kho.

Nhân công.

Điện nước.

Chi phí vận chuyển.

Hao hụt.

Tồn kho bình quân.

Lợi nhuận đóng góp.

Một kho doanh thu lớn nhưng chi phí vận chuyển và tồn kho quá cao có thể hiệu quả thấp hơn một kho nhỏ nhưng quay vòng hàng nhanh.

 Kiểm soát dữ liệu tập trung

Dù có nhiều kho và chi nhánh, dữ liệu nên được tập trung về một hệ thống chung.

Mỗi địa điểm có thể chỉ nhìn thấy phần dữ liệu thuộc phạm vi được phân quyền nhưng ban quản lý phải có khả năng xem toàn bộ.

Dữ liệu tập trung giúp:

Không trùng mã hàng.

Không trùng khách hàng.

Không nhập lại nhiều lần.

Theo dõi tồn toàn hệ thống.

Theo dõi công nợ chung.

Điều chuyển hàng giữa các kho.

Lập báo cáo hợp nhất nhanh.

Đây là nền tảng cần thiết trước khi doanh nghiệp tiến tới ERP.

 Lộ trình xây hệ thống kế toán cho doanh nghiệp bán buôn vật liệu từ nhỏ đến lớn

Hệ thống kế toán nên phát triển theo quy mô thực tế của doanh nghiệp. Một cửa hàng nhỏ không cần ngay lập tức triển khai ERP phức tạp, nhưng cũng không nên xây dữ liệu theo cách không thể mở rộng.

Lộ trình phù hợp là chuẩn hóa từ nền tảng rồi tăng dần mức độ tích hợp.

 Giai đoạn một chuẩn hóa chứng từ và mã hàng

Giai đoạn đầu tập trung xây nền dữ liệu.

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa:

Mã hàng.

Tên hàng.

Nhóm hàng.

Đơn vị tính.

Hệ số quy đổi.

Mã khách hàng.

Mã nhà cung cấp.

Mã kho.

Mẫu đơn hàng.

Phiếu nhập.

Phiếu xuất.

Biên bản giao nhận.

Quy trình lưu hóa đơn.

Mục tiêu là mọi bộ phận cùng sử dụng một cách gọi và một bộ chứng từ thống nhất.

Nếu dữ liệu nền sai, mọi báo cáo sau này đều khó chính xác.

 Giai đoạn hai kiểm soát kho và công nợ

Sau khi chứng từ đã ổn định, doanh nghiệp tập trung vào hai khu vực sử dụng nhiều vốn nhất.

Kho phải trả lời được:

Có bao nhiêu hàng.

Ở đâu.

Hàng nào đã giữ cho khách.

Hàng nào chậm bán.

Hàng nào đang đi đường.

Công nợ phải trả lời được:

Khách nào đang nợ.

Bao nhiêu.

Đến hạn khi nào.

Đã quá hạn chưa.

Có vượt hạn mức không.

Đây là giai đoạn giúp doanh nghiệp bắt đầu kiểm soát dòng tiền thực tế.

 Giai đoạn ba xây báo cáo quản trị

Khi dữ liệu đủ tin cậy, doanh nghiệp chuyển sang khai thác thông tin.

Có thể xây các báo cáo:

Lợi nhuận theo nhóm hàng.

Lợi nhuận theo khách.

Lợi nhuận theo công trình.

Lợi nhuận theo kho.

Tuổi tồn kho.

Tuổi công nợ.

Hiệu quả nhân viên kinh doanh.

Chi phí giao hàng.

Vòng quay vốn.

Báo cáo quản trị giúp chủ doanh nghiệp biết không chỉ “đã bán bao nhiêu” mà còn “đang kiếm tiền ở đâu và đang mất tiền ở đâu”.

 Giai đoạn bốn kết nối bán hàng, kho và kế toán

Khi số lượng giao dịch tăng, nhập liệu lặp trở thành vấn đề lớn.

Doanh nghiệp nên kết nối dữ liệu từ:

Báo giá.

Đơn hàng.

Phê duyệt giá.

Kho.

Giao nhận.

Hóa đơn.

Thu tiền.

Công nợ.

Một dữ liệu chỉ nên được nhập một lần tại điểm phát sinh đầu tiên và sau đó được các bộ phận khác sử dụng.

Ví dụ nhân viên kinh doanh tạo đơn hàng thì kho dùng chính đơn đó để xuất, kế toán dùng dữ liệu giao hàng để xử lý hóa đơn và công nợ.

Cách này giảm sai sót và tăng tốc độ xử lý.

 Giai đoạn năm áp dụng ERP khi có nhiều kho và chi nhánh

ERP phù hợp khi doanh nghiệp đã đạt mức độ phức tạp mà phần mềm kế toán độc lập và các file phụ trợ không còn đáp ứng tốt.

Các dấu hiệu thường gặp gồm:

Nhiều kho.

Nhiều chi nhánh.

Nhiều nhân viên kinh doanh.

Hàng nghìn mã sản phẩm.

Khối lượng giao dịch lớn.

Nhiều cấp phê duyệt.

Vận chuyển phức tạp.

Công nợ lớn.

Cần báo cáo theo thời gian gần thực.

ERP có thể liên kết:

Mua hàng.

Bán hàng.

Kho.

Logistics.

Kế toán.

Công nợ.

Ngân hàng.

Nhân sự.

Phê duyệt.

Báo cáo quản trị.

Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ nên triển khai ERP sau khi dữ liệu và quy trình đã được chuẩn hóa.

Nếu mã hàng đang trùng, đơn vị tính chưa thống nhất, kho chưa có quy trình và công nợ chưa được kiểm soát thì ERP không tự giải quyết được những vấn đề này. Hệ thống mới chỉ số hóa chính những sai lệch đang tồn tại.

Vì vậy, lộ trình phù hợp cho doanh nghiệp bán buôn vật liệu là đi từ **chuẩn hóa chứng từ → kiểm soát kho và công nợ → xây báo cáo quản trị → tích hợp dữ liệu → ERP**. Khi mỗi giai đoạn được hoàn thành đúng, hệ thống kế toán có thể phát triển cùng quy mô doanh nghiệp mà không phải liên tục phá bỏ và làm lại từ đầu.

 Câu hỏi thường gặp về kế toán doanh nghiệp bán buôn vật liệu xây dựng

Doanh nghiệp bán buôn vật liệu xây dựng thường có quy mô giao dịch lớn, nhiều khách hàng là đại lý hoặc nhà thầu, giá hàng biến động nhanh và tỷ lệ bán chịu cao. Vì vậy, kế toán không chỉ phải xử lý hóa đơn và thuế mà còn phải kiểm soát hàng tồn, giá vốn, vận chuyển, công nợ và dòng tiền.

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp khi tổ chức hệ thống kế toán cho doanh nghiệp bán buôn vật liệu xây dựng.

 Doanh nghiệp bán buôn vật liệu nên dùng phần mềm kế toán nào?

Không có một phần mềm phù hợp cho mọi doanh nghiệp bán buôn vật liệu xây dựng. Việc lựa chọn cần dựa trên quy mô hoạt động, số lượng mã hàng, số kho, số đơn hàng và nhu cầu quản trị.

Một doanh nghiệp nhỏ có một kho, ít mặt hàng và số lượng giao dịch chưa lớn có thể sử dụng phần mềm kế toán phổ biến kết hợp phần mềm bán hàng.

Trong khi đó, doanh nghiệp phân phối lớn cần hệ thống có khả năng kết nối giữa bán hàng, kho, kế toán và công nợ.

Phần mềm nên đáp ứng tối thiểu các yêu cầu:

Quản lý nhiều mã hàng.

Quản lý nhiều đơn vị tính.

Thiết lập hệ số quy đổi.

Theo dõi nhiều kho.

Theo dõi hàng theo lô hoặc quy cách.

Quản lý đơn hàng.

Theo dõi công nợ theo từng khách.

Theo dõi công trình hoặc dự án.

Theo dõi tiền đặt cọc.

Tính giá vốn.

Kết nối hóa đơn điện tử.

Lập báo cáo nhập – xuất – tồn.

Lập báo cáo tuổi nợ.

Lập báo cáo lợi nhuận theo nhóm hàng hoặc khách hàng.

Doanh nghiệp không nên chọn phần mềm chỉ vì có nhiều tính năng. Quan trọng hơn là quy trình nội bộ phải được chuẩn hóa trước.

Nếu mã hàng đang bị trùng, đơn vị tính không thống nhất hoặc kho không cập nhật kịp thời thì phần mềm tốt đến đâu cũng khó tạo ra số liệu chính xác.

 Hàng giao thẳng công trình có cần nhập kho không?

Hàng giao thẳng từ nhà cung cấp đến công trình không nhất thiết phải nhập vào kho vật lý của doanh nghiệp, nhưng vẫn phải được phản ánh đầy đủ trên hệ thống kế toán và chứng từ.

Ví dụ, công ty mua 50 tấn thép từ nhà cung cấp và yêu cầu giao trực tiếp đến công trình của khách. Thép không đi qua kho doanh nghiệp nhưng giao dịch mua và bán vẫn phải được kiểm soát.

Kế toán cần theo dõi:

Đơn đặt hàng với nhà cung cấp.

Hóa đơn đầu vào.

Phiếu giao hàng.

Biên bản giao nhận tại công trình.

Thông tin người nhận.

Đơn hàng bán cho khách.

Hóa đơn đầu ra.

Giá vốn của lô hàng.

Công nợ nhà cung cấp.

Công nợ khách hàng.

Doanh nghiệp có thể thiết kế quy trình “mua hàng giao thẳng” hoặc “xuất bán giao thẳng” trên phần mềm thay vì tạo một nghiệp vụ nhập kho vật lý không có thật.

Điều quan trọng là hệ thống phải chứng minh được hàng mua nào tương ứng với đơn bán nào và hàng đã thực tế được giao cho khách vào thời điểm nào.

 Giá vốn vật liệu xây dựng được xác định thế nào?

Giá vốn không nên chỉ lấy bằng đơn giá trên hóa đơn mua hàng.

Giá trị hàng nhập thường bao gồm giá mua và các chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa hàng về trạng thái, địa điểm cần thiết theo bản chất giao dịch.

Các khoản thường cần xem xét gồm:

Giá mua.

Chi phí vận chuyển.

Chi phí bốc xếp.

Chi phí nâng hạ.

Phí cân hàng.

Chi phí trung chuyển.

Các khoản giảm giá mua hàng.

Chiết khấu thương mại.

Những khoản trực tiếp khác liên quan đến lô hàng.

Ví dụ, doanh nghiệp mua một lô thép với giá 800 triệu đồng và phải trả thêm 30 triệu đồng tiền vận chuyển, 5 triệu đồng bốc xếp.

Nếu các chi phí này thuộc chi phí đưa hàng về kho thì giá trị thực tế của lô hàng không chỉ là 800 triệu đồng.

Khi một chuyến vận chuyển chứa nhiều loại hàng, doanh nghiệp cần xây tiêu thức phân bổ phù hợp.

Có thể phân bổ theo:

Trọng lượng.

Giá trị.

Thể tích.

Số lượng.

Số chuyến.

Hoặc tiêu thức hợp lý khác.

Tiêu thức đã lựa chọn nên được áp dụng nhất quán để tránh tình trạng cùng một loại hàng nhưng giá vốn biến động bất hợp lý chỉ do thay đổi cách phân bổ.

 Chi phí vận chuyển được đưa vào giá vốn hay chi phí bán hàng?

Không phải mọi chi phí vận chuyển đều được xử lý giống nhau. Phải xem chi phí phát sinh ở giai đoạn nào và phục vụ mục đích gì.

Nếu chi phí vận chuyển phát sinh để đưa hàng mua từ nhà cung cấp về kho hoặc đưa hàng đến địa điểm cần thiết để hàng sẵn sàng bán, khoản này thường liên quan trực tiếp đến giá trị hàng mua và cần được xem xét trong giá trị hàng tồn kho theo quy định kế toán áp dụng.

Trong khi đó, chi phí vận chuyển hàng từ kho doanh nghiệp đến giao cho khách thường có bản chất khác. Tùy điều khoản giao dịch và chính sách kế toán, khoản này có thể được theo dõi là chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng hoặc xử lý theo bản chất cụ thể.

Doanh nghiệp nên tách ít nhất:

Vận chuyển đầu vào.

Vận chuyển nội bộ giữa các kho.

Vận chuyển giao khách.

Vận chuyển do khách thanh toán riêng.

Vận chuyển phát sinh do giao lại hoặc đổi trả.

Nếu gom tất cả vào một tài khoản chi phí vận chuyển thì rất khó tính đúng lợi nhuận của từng đơn hàng.

 Công nợ nhà thầu nên theo dõi theo khách hay theo công trình?

Nên theo dõi đồng thời theo cả khách hàng và công trình.

Một nhà thầu có thể cùng lúc thực hiện nhiều dự án. Nếu kế toán chỉ mở một tài khoản công nợ tổng cho nhà thầu thì sẽ biết tổng số tiền họ đang nợ nhưng không biết khoản nợ thuộc công trình nào.

Ví dụ, Công ty A đang mua vật liệu cho ba dự án:

Công trình X còn nợ 500 triệu đồng.

Công trình Y còn nợ 300 triệu đồng.

Công trình Z đã thanh toán đủ.

Nếu chỉ theo dõi tổng theo Công ty A, kế toán thấy số dư 800 triệu đồng nhưng phòng kinh doanh lại khó biết công trình nào đang quá hạn.

Tốt nhất hệ thống nên có:

Mã khách hàng.

Mã công trình.

Mã hợp đồng.

Hóa đơn.

Ngày đến hạn.

Số tiền phải thu.

Số tiền đã thu.

Số dư.

Tuổi nợ.

Người phụ trách.

Cách quản lý này đặc biệt hữu ích khi từng công trình có điều khoản thanh toán và tiến độ giao hàng khác nhau.

 Xử lý hàng bán bị trả lại ra sao?

Hàng bán bị trả lại trong ngành vật liệu xây dựng cần được kiểm tra thực tế trước khi nhập lại kho.

Không nên chỉ thấy khách trả hàng là tự động nhập lại toàn bộ vào tồn kho bán được.

Kế toán và kho cần xác định:

Tên hàng.

Mã hàng.

Số lượng.

Lô hàng.

Quy cách.

Tình trạng thực tế.

Nguyên nhân trả lại.

Khả năng bán lại.

Ví dụ, gạch ốp lát có thể bị trả lại nhưng khác lô màu với hàng hiện đang bán. Nếu nhập chung vào kho mà không phân biệt, doanh nghiệp có thể giao cho khách khác và phát sinh khiếu nại.

Thép trả lại có thể bị cong, gỉ hoặc đã cắt theo kích thước.

Xi măng có thể đã lưu kho lâu hoặc bao bì bị hư hỏng.

Do đó hàng trả lại nên được phân loại:

Hàng đủ tiêu chuẩn nhập lại kho bán bình thường.

Hàng cần giảm giá.

Hàng chờ xử lý.

Hàng hư hỏng.

Hàng không thể bán lại.

Kế toán cũng phải xử lý hóa đơn, doanh thu, công nợ và giá vốn phù hợp với giao dịch trả hàng thực tế.

 Khi nào cần trích lập dự phòng công nợ khó đòi?

Doanh nghiệp cần xem xét dự phòng khi khoản phải thu có dấu hiệu không thu hồi được đầy đủ theo điều kiện và quy định kế toán, thuế áp dụng tại thời điểm lập báo cáo.

Không nên chỉ căn cứ vào cảm giác rằng khách hàng “có vẻ khó đòi”.

Cần có hồ sơ chứng minh tình trạng khoản nợ.

Các dấu hiệu quản trị cần đặc biệt chú ý gồm:

Nợ quá hạn kéo dài.

Khách nhiều lần cam kết nhưng không thanh toán.

Khách mất khả năng thanh toán.

Doanh nghiệp khách hàng ngừng hoạt động.

Có tranh chấp.

Không liên lạc được.

Khách chỉ trả từng khoản rất nhỏ trong khi dư nợ lớn.

Kế toán nên lập bảng tuổi nợ, chẳng hạn:

Nợ chưa đến hạn.

Quá hạn dưới 30 ngày.

Quá hạn 31–90 ngày.

Quá hạn 91–180 ngày.

Quá hạn trên 180 ngày.

Khoản nợ càng kéo dài càng cần được rà soát kỹ.

Việc trích lập cụ thể phải căn cứ quy định hiện hành và hồ sơ của từng khoản phải thu. Vì vậy doanh nghiệp nên tách rõ giữa “cảnh báo nợ xấu trong quản trị” và “khoản đủ điều kiện lập dự phòng trên sổ kế toán, thuế”.

 Có cần kiểm kê kho hàng tháng không?

Không phải mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải kiểm kê toàn bộ kho mỗi tháng, nhưng doanh nghiệp bán buôn vật liệu nên xây lịch kiểm kê phù hợp với mức độ rủi ro.

Với kho có giá trị lớn, nhiều biến động hoặc thường xuyên phát sinh chênh lệch, việc kiểm kê chỉ một lần cuối năm là quá muộn.

Có thể áp dụng kiểm kê luân phiên.

Ví dụ:

Nhóm thép giá trị cao kiểm tra hàng tháng.

Gạch và thiết bị vệ sinh kiểm tra theo khu vực kho.

Hàng chậm luân chuyển kiểm tra riêng.

Các mặt hàng dễ hao hụt kiểm tra thường xuyên.

Kiểm kê toàn bộ theo quý hoặc theo kế hoạch doanh nghiệp.

Khi phát hiện chênh lệch, không nên chỉ điều chỉnh số trên phần mềm cho khớp với thực tế.

Cần tìm nguyên nhân:

Xuất hàng chưa ghi phiếu.

Nhập hàng chưa cập nhật.

Sai đơn vị tính.

Sai hệ số quy đổi.

Hàng vỡ.

Hao hụt.

Giao nhầm.

Mất hàng.

Sai mã sản phẩm.

Chỉ khi xác định nguyên nhân thì doanh nghiệp mới ngăn được chênh lệch tiếp tục xảy ra.

 Kết luận – Kế toán bán buôn vật liệu phải kiểm soát được cả hàng, tiền và tốc độ quay vòng vốn

Doanh nghiệp bán buôn vật liệu xây dựng thường sử dụng lượng vốn rất lớn cho hàng tồn kho và công nợ khách hàng. Vì vậy, kế toán không thể chỉ tập trung vào doanh thu và nghĩa vụ thuế.

Một hệ thống tốt phải cho người quản lý biết:

Hàng đang ở đâu.

Hàng nào đang bán nhanh.

Hàng nào tồn lâu.

Khách hàng đang nợ bao nhiêu.

Khoản nào đã quá hạn.

Doanh nghiệp còn phải thanh toán nhà cung cấp bao nhiêu.

Tiền dự kiến thu trong thời gian tới là bao nhiêu.

Vốn đang quay nhanh hay bị giữ trong kho và công nợ.

Nếu doanh thu tăng nhưng tồn kho và phải thu cũng tăng nhanh hơn, doanh nghiệp có thể đang mở rộng quy mô nhưng dòng tiền lại yếu đi.

Do đó, mục tiêu cuối cùng của kế toán bán buôn vật liệu là kiểm soát đồng thời hàng hóa, lợi nhuận, công nợ và tốc độ quay vòng vốn.

 Hàng hóa phải đúng từ mã hàng đến số lượng tồn

Quản lý tồn kho chính xác bắt đầu từ danh mục hàng hóa.

Mỗi sản phẩm phải có mã rõ ràng và không bị trùng.

Tên hàng cần thể hiện đủ đặc điểm quan trọng như:

Loại vật liệu.

Thương hiệu.

Kích thước.

Quy cách.

Độ dày.

Đơn vị tính.

Hệ số quy đổi.

Khi hàng nhập và hàng xuất đều dùng cùng một mã, doanh nghiệp mới có thể kiểm soát tồn kho đáng tin cậy.

Ngoài số lượng tổng, hệ thống nên biết hàng nằm tại kho nào, thuộc lô nào và đang ở trạng thái nào.

Tồn kho cũng nên phân biệt giữa hàng thực tế và hàng khả dụng.

Một lượng hàng đã được giữ cho đơn dự án chưa thể tiếp tục bán cho khách khác dù về mặt vật lý vẫn đang nằm trong kho.

 Giá vốn phải phản ánh đúng toàn bộ chi phí

Doanh nghiệp không thể xác định đúng lợi nhuận nếu giá vốn bị thiếu.

Giá mua là phần lớn nhất nhưng không phải lúc nào cũng là toàn bộ chi phí.

Các chi phí trực tiếp liên quan đến hàng phải được tập hợp và phân bổ phù hợp theo chính sách kế toán của doanh nghiệp.

Đặc biệt với vật liệu nặng, cước vận chuyển và bốc xếp có thể làm giá thực tế tăng đáng kể.

Khi giá vốn được tính đúng, doanh nghiệp mới biết mức giá bán tối thiểu cần duy trì.

Điều này giúp phòng kinh doanh tránh giảm giá quá sâu và giúp ban giám đốc biết chính xác nhóm hàng nào đang có biên lợi nhuận tốt.

 Công nợ phải được cảnh báo trước khi thành nợ xấu

Nợ xấu thường không xuất hiện đột ngột. Trước đó thường có nhiều tín hiệu.

Khách bắt đầu thanh toán chậm.

Xin kéo dài kỳ hạn.

Không thanh toán đúng cam kết.

Tiếp tục đặt đơn mới dù nợ cũ chưa giải quyết.

Số dư công nợ tăng nhanh.

Doanh nghiệp cần phát hiện những dấu hiệu này trước khi tiếp tục giao thêm hàng.

Hệ thống công nợ nên có cảnh báo theo:

Hạn mức.

Số ngày quá hạn.

Tổng dư nợ.

Giá trị đơn hàng đang chờ giao.

Lịch sử thanh toán.

Mức độ rủi ro của khách.

Phòng kinh doanh không nên được đánh giá chỉ bằng doanh số mà nên gắn thêm chỉ tiêu thu tiền và chất lượng công nợ.

 Dòng tiền phải được dự báo thay vì chờ thiếu mới xử lý

Doanh nghiệp bán buôn có thể có doanh thu rất cao nhưng vẫn thiếu tiền mặt nếu vốn bị nằm trong tồn kho và phải thu.

Kế toán nên xây dự báo dòng tiền theo tuần hoặc theo tháng.

Các dòng tiền vào cần theo dõi:

Tiền khách dự kiến thanh toán.

Tiền đặt cọc.

Thu hồi công nợ cũ.

Các khoản thu khác.

Các dòng tiền ra cần dự kiến:

Thanh toán nhà cung cấp.

Lương.

Thuế.

Tiền vận chuyển.

Tiền thuê kho.

Lãi vay.

Chi phí vận hành.

Đầu tư tài sản.

Khi nhìn được chênh lệch thu – chi trong vài tuần tới, doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh kế hoạch nhập hàng, thu hồi công nợ hoặc chuẩn bị nguồn vốn.

Nếu chỉ đến ngày phải trả nhà cung cấp mới phát hiện thiếu tiền thì doanh nghiệp sẽ luôn rơi vào trạng thái xử lý tình huống.

 Báo cáo kế toán phải trở thành công cụ điều hành doanh nghiệp chứ không chỉ phục vụ kê khai thuế

Báo cáo thuế và báo cáo tài chính là nghĩa vụ quan trọng, nhưng dữ liệu kế toán còn có thể hỗ trợ nhiều quyết định kinh doanh hơn.

Ban giám đốc nên được cung cấp các báo cáo như:

Doanh thu theo nhóm hàng.

Lợi nhuận theo nhóm hàng.

Lợi nhuận theo khách.

Lợi nhuận theo công trình.

Tồn kho theo tuổi hàng.

Hàng chậm luân chuyển.

Công nợ theo tuổi nợ.

Khách vượt hạn mức.

Tiền dự kiến thu.

Tiền dự kiến chi.

Hiệu quả từng nhân viên kinh doanh.

Chi phí vận chuyển theo đơn hàng.

Tỷ suất lợi nhuận theo từng khu vực hoặc kênh bán.

Những báo cáo này giúp doanh nghiệp trả lời các câu hỏi thực tế: nên nhập thêm hàng nào, nên giảm hàng nào, khách nào nên tiếp tục bán chịu, khách nào cần thu tiền trước, công trình nào đáng tiếp tục nhận và nhóm hàng nào đang tạo ra lợi nhuận tốt nhất.

Khi dữ liệu kế toán được sử dụng để đưa ra những quyết định đó, kế toán mới thực sự trở thành một phần của hệ thống điều hành doanh nghiệp bán buôn vật liệu xây dựng, thay vì chỉ là bộ phận nhận chứng từ cuối tháng để kê khai thuế.

Kế toán doanh nghiệp bán buôn vật liệu xây dựng giúp doanh nghiệp kiểm soát số liệu tài chính, chi phí và nghĩa vụ thuế một cách chặt chẽ. Một hệ thống kế toán phù hợp sẽ hỗ trợ vận hành ổn định, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh.